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SharePoint Online サイト 48 ~アンケートリストのPOINT!~

みなさん、こんにちは。第112回目の投稿です。

三連休は何されましたか?私は吉祥寺に行ってきましたよ。恵比寿もいいけど吉祥寺も好きな街です♪

 

では、本日の投稿に入りましょう。

本日は「SharePoint Online サイト 48 ~アンケートリストのPOINT!~ 」について、お伝えします。

 

アンケートリストを使われている情シスの方って多いのではないでしょうか。

 

以前にアンケートリストの概要についてお伝えしたことがありますが、

本日はアンケートリストの使い方のPOINT!などの踏み込んだ内容について、お伝えしたいと思います。

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アジェンダは以下の通りです。

1. 質問作成編

 1)選択肢が多い場合は参照列を使おう!

 2)分岐ロジックの設定ってなに?便利なので使ってみよう!

 3)同じ質問文を入力することができないので気をつけよう!

 4)複数行の行数を短くして見た目を整えよう!

2. 回答編

 1)あれ?回答中にブラウザを閉じると、回答が勝手に保存される…

 2)最後の回答画面にいくと、保存して閉じるボタンがなくなるので気をつけよう!

 

 

 

 

 

 

1. 質問作成編

質問を作成するときに、いろいろ注意点やPOINT!がありますので、いくつかご紹介しますね。

 

1)選択肢が多い場合は参照列を使おう!

質問を作成するときに、回答の種類は「選択肢」にされることって多いかと思います。

そのとき、選択肢の内容が多くなってしまう&回答者に複数選択させたい!というときは、「参照列」を使って選択肢の質問を作成しましょう。

これだとちょっと見た目もかっこ悪いですよね。。

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やり方はとても簡単です!

Step1:参照列として使うためのカスタムリスト(アプリ)を追加します。今回は勤務地リストと名付けました。

Step2:タイトル列に(今回は例として)「勤務地」を入力します。

一つずつアイテムを作成して入力すると時間が掛かるので、
①データーシートビュー形式の編集でデータを貼り付けするのででもよいですし、

②スプレッドシートのインポートのリスト(アプリ)を最初から使うのでもよいです。

20151016_3.png 

 

Step3:アンケートリストの画面に戻り、質問を追加します。

このとき、選択する回答の種類を「参照 (このサイトにある既存の情報) 」にしてください。

情報の取得先を先ほど作成した「勤務地リスト」/「タイトル」にします。

回答者に複数選択させたい場合は、「複数の値を許可」にチェックを入れてください。

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これで設定は完了です。こんな風になりますよ♪

参照列による複数選択を使う上で、POINT!が1つあります。

選択肢内容の並び順がSharePoint特有の数字の並び(文字コード順)により、

想像している並び順とは異なる場合があるので、選択肢には「01、02…」という数字を付けた方がいいですよ。

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2)分岐ロジックの設定ってなに?便利なので使ってみよう!

分岐ロジックの設定ってちょっと難しいですよね。。

例えば、「Office365で好きな機能はなんですか?」という質問を作成し、回答の種類を選択肢にします。

SharePoint Online
Outlook on the web
S4B
Sway
Delve
Groups
特にない →その理由を教えてください。という質問に飛ばす。
 


上記の選択肢で「特にない」を選んだ回答者に理由を記述してほしいときがありますよね。(特にないなんて。。(´・ω・)そんな。。 )

 

分岐ロジックはそういったとき、○○の回答を選んだら○○の質問に飛ばすようにしたい、という設定に使うものです。

分岐ロジックは、質問を作成してから、質問の編集を行うと設定できるようになります。

質問の追加段階では設定できませんので、お気をつけくださいね♪

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3)同じ質問文を入力することができないので気をつけよう!

私は意外と(?)気づかなかったのですが、同じ質問文を入力することができないので、お気をつけくださいね。

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4)複数行の行数を短くして見た目を整えよう!

おまけです♪

回答の種類で「複数行テキスト」を選択される場合はけっこうありますよね。

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複数行テキストの行数はデフォルトで「6行」になっているのですが、これだと正直アンケートの見た目としては、あんまりイケてないです。。

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行数を「3行」くらいにしてあげると、見た目もスマートになりますね♪

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2. 回答編

次は回答編に移りたいと思います。回答する側にも実はPOINT!があります♪

 

1)あれ?回答中にブラウザを閉じると、回答が勝手に保存される…

例えば、質問数が多かったり、改ページの挿入をしていて、「次へ」ボタンが表示されている場合は、質問が一時保存されます。

一時保存されるのは以下のケースです。

・回答をした上でブラウザを閉じてしまった場合

・「保存して閉じる」ボタンをクリックした場合

 

回答するのをやっぱりやめたい、最初からやり直したいというときは、ブラウザを閉じるのではく、「キャンセル」ボタンをクリックするようにしてください。

一時保存された場合には、 (複数回答の設定がいいえになっている場合は)新規の回答ができなくなります。

 

これを避けたいときはブラウザを閉じるのではなく、キャンセルボタンをクリックするようにしてください

次へボタンを押す前に一度回答した状態でブラウザを閉じると、質問が一時保存されてしまいますので、ご注意くださいね♪

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2)最後の回答画面にいくと、保存して閉じるボタンがなくなるので気をつけよう!

アンケートの最終ページに行くと、「保存して閉じる」ボタンがなくなり、回答の一時保存ができなくなってしまいます。

もし、回答を途中で保存したい場合がありましたら、最終ページに行く前に、(ブラウザを閉じるのでもいいですが。。)

「保存して閉じる」ボタンをクリックするようにしてください。

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これで、アンケートリストの使い方もばっちり?ですね♪

Office365/SharePoint Onlineをもっと活用していただくためのお役に立てれば嬉しいです。


 

 

では、また次回♪次回に備えて勉強します。

 

 

 

 

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