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SharePoint Online サイト 46 ~ドキュメントライブラリをファイルサーバーみたいにカスタマイズ~

​みなさん、こんにちは。第110回目の投稿です。

先週はちょっと遅めの夏休みを取っていました♪USJに行ってきました。とっても楽しかったです。

 

では、本日の投稿に入りましょう。

本日は「SharePoint Online サイト 46 ~ドキュメントライブラリをファイルサーバーみたいにカスタマイズ~ 」についてお伝えします。

 

10月3日(土)に行われるSharePoint勉強会(@名古屋)で、

SharePointを楽しく使うための入門編としてドキュメントライブラリのカスタマイズについてセッションをさせていただきました。

勉強会の中盤では、謎の女子ユニット「SKE49」のメンバーとして、しぇあぽ女子あるあるトークもしてきましたよ♪

 

 

 

 

 

本日のアジェンダは以下の通りです。

1. カスタマイズのゴール

2. 手順の概要

3. 詳しい手順

 1)ツリービューのカスタマイズ(ファイルサーバー風なドキュメントライブラリを作成)
   *サブサイトを作成する
   *ツリービューを設定する
   *不要なサイトコンテンツを非表示にする
   *ドキュメントライブラリをHomeに設定する

 2)ビューのカスタマイズ (おまけ/カテゴリ別に分類する見た目を作成)
  *カテゴリ列を作成する
 
   *ビューの作成をする

 

 

 

 

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1. ゴール

本日行うカスタマイズのゴールは、以下のキャプチャをご覧ください。

20151007_2.png 

 

オレンジ色で囲った部分に「ツリービュー」のカスタマイズをします。

緑色で囲った部分に「ビュー」のカスタマイズ(というより設定)をします。

 

 

上記のカスタマイズをするだけで、エクスプローラーでファイルサーバーを使うのと同じような操作でドキュメントライブラリが使えるようになりますよ♪

 

ちょっとだけ手を加えるだけで、SharePointがもっと使いやすくなります。

そんな感じでSharePointをみなさんにもっと好きになってもらえたら嬉しいです。

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2. 手順の概要

まずは、本日お伝えするカスタマイズの手順概要をさくっと見ていきましょう。

 

1)ファイルサーバー風のドキュメントを作るためにカスタマイズ
 サブサイトを作成する
 ↓
 ツリービューを有効化にする
 ↓
 SharePoint Designer 2013を立ち上げる
 ↓
 不要なサイトコンテンツを非表示にする
 ↓
 ドキュメントライブラリをHomeに設定する

 

2)おまけ/ビューのカスタマイズ
 SharePointの画面に戻る
 ↓
 ドキュメントライブラリにカテゴリ列を追加する
 ↓
 グループ化のビューを作成する

 

 

とっても簡単ですよ♪


 

では、詳しい手順を次で見ていきましょう。

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3. 詳しい手順

*サブサイトを作成する

まずは、サブサイトを作成しましょう。

トップレベルサイトを使うのでもいいのですが、トップレベルサイトにツリービューを表示してしまうと、画面が見づらくなってしまいます。こんな感じです。

20151007_3.png 


 

また、サイトコンテンツの中身を非表示にする設定を後ほど行いますので、

そのことも考えるとサブサイトを作成し、ドキュメントライブラリ専用のサイトとして使った方がよいです。

ですので、サブサイトを作成しましょう。

20151007_4.png 

 

 

 

サイトを作成すると、サイトコンテンツにデフォルトでドキュメントライブラリが作成されます。

20151007_5.png 

 

このドキュメントライブラリを使って、カスタマイズをしていきたいと思います。

 

 

 

 

*ツリービューを設定する

最近(2015年10月3日前後に)、サイトの設定画面がアップデートされたようです。

サイトの設定>外観>「ナビゲーションの要素」をクリックしてください。

20151007_6.png 

 

アップデート前のサイトの設定画面だと、ツリービューが表示されていました。

みなさまのお手元の画面に合わせて、操作を行ってください。

 

 

ナビゲーションの要素をクリックすると、以下の画面が表示されます。

20151007_7.png 

 

デフォルトだと、サイドリンクバーの有効化にチェックがついています。

以下の設定をして、最後にOKボタンをクリックします。

・サイドリンクの有効化:チェックを外す

・ツリービューの有効化:チェックを付ける

 

 

 

 

 

*ツリービューに表示されるドキュメント以外を非表示にする

ツリービューを有効化にすると、以下の画面になります。

20151007_8.png 


あれ!回のゴールのスクリーンショットでは、ドキュメントライブラリだけが表示されていたのに気づきましたか?

ユーザーのみなさんにとって不要ですので、以下のサイトコンテンツを非表示にしたいと思います。

・サイトのリソースファイル

・サイトのページ

・マイクロフィード

 

 

まずは、SharePoint Designer 2013を立ち上げます。次に、レフトナビにある「リストとライブラリ」をクリックします。

非表示にしたいリストやライブラリの名前を右クリックし、「リストの設定」をクリックします。

20151007_9.png 

 

クリック後は、以下の画面が表示されます。設定にある「ブラウザに表示しない」にチェックを入れ、保存ボタンをクリックします。

20151007_10.png 

 

上記の作業を、サイトのページ、サイトのリソースファイルにも行ってください。

 

 

設定後、表示させたくないサイトコンテンツが非表示になります。これで、ユーザーの方が使いやすくなりますね。

20151007_11.png 

 

 

 

 

*ドキュメントライブラリをHomeに設定する

せっかく作成したサブサイトをドキュメントライブラリ専用のサイトとして使うのですから、

URLをたたいたと同時に、ドキュメントライブラリが表示されたらよいですよね♪

 

まずは、SharePoint Designer 2013を立ち上げます(に戻ります)。

レフトナビにあるすべてのファイルをクリックし、「Shared Documents」というファイル名をクリックします。

20151007_12.png 

 

 

Formsというフォルダをクリックすると、デフォルトであるビュー名が一覧で表示されてありますので、「AllItems.aspx」を右クリックします。

ホームページに設定をクリックします。

20151007_13.png 

 


これでサイトタイトルをクリックすると、ドキュメントライブラリの「すべてのドキュメント」ビューが、表示されるようになりますよ。

簡単で、面白いですよね♪

 

 

 

 

 

ちゃんとファイルサーバー風なドキュメントライブラリになりましたでしょうか?フォルダ、ファイルを入れるとこんな感じになります♪

20151007_14.png 

 

 

 

 

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おまけとして、フォルダ以外の分類の仕方をご紹介したいと思います。

 

*カテゴリ列を作成する

ここからは、ビューのカスタマイズ(というより設定ですが)に入っていきます。

 

まずは、分類をするために必要な列の作成をしていきます。

列名などはお好きなもので構いません。今回は例として、「カテゴリ」という選択肢の列を作成します。

20151007_15.png 

 

 

 

 

 

*ビューの作成をする

いよいよ、最後の手順になります。

 

ビューの作成をします。標準ビューを選択して、ビュー名を「カテゴリ別」とします。

カテゴリ別のグループ化ビューを作成したいので、カテゴリ列の表示のチェックを外します。

 

画面の下部分にある「グループ化」をクリックして、最優先する列でカテゴリを選択します。

20151007_16.png 

 

グループ化の下にある「フォルダー」をクリックして、フォルダーなしですべてのアイテムを表示するにチェックを入れます。

20151007_17.png 

 

これでカスタマイズはぜんぶ終わりです!

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結果は・・・・

 

 

 

 

 

 

ばっちりですね!!!カテゴリ別の分類もできました。よかったです♪

20151007_18.png 

 

 

ちょっとしたことで、ドキュメントライブラリを楽しく使っていただけたら嬉しいなぁ♪

 

 

 

 

 

次回は、ドキュメントライブラリの注意点!についてお伝えしたいと思います。

 

では、また次回♪次回に備えて勉強します。

 

 

 

Microsoft® Most Valuable Professional
2016.01 Office Servers and Services