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SharePoint Online サイト 43 ~コンテンツタイプとは何か?(入門編)~

みなさん、こんにちは。第102回目の投稿です。

この間、お仕事帰りに焼き肉を食べてきましたよ。

焼肉屋さんで好きなメニューはありますか? 私は、厚切り牛タン塩とユッケが好きです♪

 

では、本日の投稿に入りましょう。

本日は「SharePoint Online サイト 43 ~コンテンツタイプとは何か?

(入門編)~」についてお伝えします

 

コンテンツタイプってライブラリの設定画面などで見たことあるけど、

何の機能なのか分からない!どんなときに使うの?といった方もいらっしゃるかと思います。

私もその一人です。コンテンツタイプという言葉は目にしたことがあるけど、

説明しなさいと言われると難しいですよね。ということで、

本日は入門編として「コンテンツタイプの概要」についてお伝えしたいと思います。

2015820_1.png 

 

 

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まず、はじめに。

コンテンツタイプについては、いろいろなサイトで取り上げています。

ですので、人それぞれの説明があるなと思います。

本日は、私がコンテンツタイプについて勉強してみて、

一番分かり易いなと思う説明方法でお伝えしますね。

 

コンテンツタイプの概要を大まかに説明すると、以下の通りです。

サイトコンテンツは、主に以下の情報をカプセル化した(まとめた)ものです。

・サイト列

・ワークフロー

・情報管理ポリシー などなど

カプセル化した情報を、サイト、ライブラリ/リストにコンテンツタイプとして使うことができます。

 

上記の説明はなんとなく聞いたことありますし、よくある説明かなと思います。

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しかし、これだけだと、モヤっとしますよね。

 

ということで、「サイト列」を例に挙げて、コンテンツタイプを説明してみようと思います!

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1. SharePointには列がある

SharePointには「列」がありますよね。

列の種類にはついては、2014年9月3日の記事でお伝えしました。

 

今まで、私がお伝えしていた「列」というのは、『リスト/ライブラリ』の列を指していました。

しかし、列には2種類あるということが分かりました。

・「サイト」列

・「リスト/ライブラリ」列

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2. 「サイト」列と「リスト/ライブラリ」列の違い

サイト列もリスト/ライブラリ列も、見た目や操作方法で異なるということはありません。

違いは、目に見えない裏側にあります。

サイト列にできて、リスト/ライブラリ列にできない主なことは、以下の通りです。

2015820_2.png 


再利用は、簡単に言うと「使い回し」できるということです。

グループ化は、サイト列(ワークフローやポリシーなども)を、

グループ化(まとめる)ことができるということです。

再利用もグループ化も、コンテンツタイプを説明する上では同じような機能になります。

 

 

上記の表を見て分かるように、リスト/ライブラリ列は、

まとめること(グループ化)ができないので、コンテンツタイプにすることができません。

コンテンツタイプを使うためには、「サイトの列を使う」ということが分かりましたね。

 

では、サイト列とは何なのでしょうか?次で見ていきましょう。

 

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3. サイト列とは何か?

サイト列を1つ定義することで、複数のリスト/ライブラリで再利用することができます。

 

なかなか、イメージしづらいと思うので、実際にサイト列を作ってみましょう!

シナリオは以下の通りです。(文章だと読むのが大変だと思うので、絵で描きました。)

20150820_3.jpg 


ポータルサイト用のサイトコレクション内に、

部署ごとのサイトを作って、掲示板リストを展開します。

掲示板リストの中に「発信者名」列を入れたいけど、

各掲示板リストごとに列を作るのは面倒だなぁというときに、

サイト列を使うと便利に行うことができます。

 

 

手順は以下の通りです。

① サイトの設定をクリックし、サイト列をクリックします。

② 作成をクリックし、サイト列を作成します。

「発信者名」列を作りたいので、ユーザーまたはグループを選択します。

グループは、「ユーザー設定の列」を選択します。

2015820_4.png 

 

③ 各部のサイトや掲示板リストを作成します。

④ 掲示板リストのリストの設定画面にある「サイト内の既存の列から追加」をクリックします。 

手順②で作成したサイト列を探し、追加していきます。

2015820_5.png 

 

上記の手順を行うことで、各部署ごとのサイトに作成した掲示板リストに、

手順②で作成したサイト列の「発信者名」列を追加していくことができます。

 

※ただ、お気づきになった方もいらっしゃると思いますが、

(各掲示板リストごとに列を作成する必要はないので、少しは楽になりましたが)

各掲示板リストに、作成したサイト列を追加していかなくてはいけないという手間はあります。

 

追加したいサイト列が「1個」のみでしたら、サイト列を上記のように再利用すればOKですが、

追加したいサイト列が「2個、3個…」とあったり、

ワークフローやポリシーといった機能をつけたい!という場合は、

『コンテンツタイプ』を使ってくださいね♪ 

 

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4. サイト列をコンテンツタイプにすると、どんなことができるのか?

イメージしやすいように、シナリオを作ってみました。

2015820_6.png.jpg 

 

念のため、文章でも書いておきますね♪

大手企業の情報システム部のAさんが、

各部ごと(50部署)に使う掲示板リスト(ディスカッション掲示板)を作成することになりました。

掲示板リストを作成するにあたって、

以下の4つの列とワークフローやポリシーを設定することになりました。

・「発行者名」列

・「発行日」列

・「掲載期限」列(+ 掲載期限が切れたものは削除するなどの情報管理ポリシー)

・「対象者」列(+ 対象者に選択したユーザーだけ、アイテムを見せるようにするワークフロー)

 

 

1つ1つの掲示板リストに、列を1個ずつ追加し、ワークフローを1個ずつ設定するなんて

面倒くさいし、追加後変更があった場合を考えると恐ろしいですよね。。

そんなときに「コンテンツタイプ」を使うととても便利なんですよ。

 

コンテンツタイプを使うと、例えば、列名を修正したいときなどにも、

列を修正するのではなく、コンテンツタイプを修正すればいいだけになります。

コンテンツタイプは情報をカプセル化し、まとめたものなので、

上記のような操作が楽に行えるようになるということなんですね。

 

 

冒頭で、「コンテンツタイプは情報をカプセル化したもので、

サイト列、ワークフロー、ポリシー」を設定できるとお伝えしましたが、

上記のシナリオをイメージすると分かるように、サイト列をベースに、

ワークフローやポリシーといったオプション(分かり易いようにオプションと呼びます)も

定義できるということなのです。

 

 

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みなさん、コンテンツタイプの概要(入門編)について少しは分かりましたか?

 

最後に私のノートをお見せします。

2015820_7.png.jpg 

 

 

 

 

 

 

コンテンツタイプの中身については、初級編・中級編として、次回以降でお伝えしますね。

・コンテンツタイプには種類があること(サイトコンテンツタイプ、リストコンテンツタイプ)

・コンテンツタイプで具体的にどんな情報を作れるのか?(ポリシー、メタデータ…etc)

 

 

 

では、また次回♪次回に備えて勉強します。

 

◆本日の教材
・SlideShare「Understanding SharePoint Content Types」(Benjamin Niaulin)
http://www.slideshare.net/benjaminniaulin/understanding-share-point-content-types

・msdn 「コンテンツタイプについて」
https://msdn.microsoft.com/ja-jp/library/ms472236%28v=office.14%29.aspx

 

 

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