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SharePoint Online サイト 41 ~タスクの結果列を使ってみよう!~

みなさん、こんにちは。第99回目の投稿です。

みなさん、夏休みはどう過ごされますか?

どう過ごされるか迷ってる方がいたら、一緒に遊んでくださいね♪

 

では、本日の投稿に入りましょう。

本日は、宿題(?)をいただきました、

「SharePoint Online サイト 41 ~タスクの結果列を使ってみよう!~」についてお伝えします。

 

2014年9月3日の記事で、「タスクの結果」列とは、こういうものだとお伝えしました。

・タスクの結果をドロップダウン形式で選択できるように設定します。

・「選択肢」と同じように、完了、途中、未着手など、タスクの結果を選択出来るように、文字を入力します。

 

 

ちょっとあっさりしていますね。私もまだまだ勉強不足なところです。

列を追加する際の操作としては、「選択肢」列と同じように、タスクの結果を選択できます。

しかし、ただの列ではなく、タスクリストをカスタマイズするためにとても便利で面白い機能を持っているんですよ。

何かというと、タスクリストの「ボタン」の表示を変えることができます。

これは、普通の列(選択肢列にも)には、できないことができるんです。

 

ということで、「タスクの結果」列は、どのような場面で使うと有効活用できるのかについては、お伝えしきれていませんのでしたので、

本日はその補足をしたいと思います。

 

アジェンダは以下の通りです。

1. タスクの結果列とは何か?

2. タスクの結果列を使って、タスク編集画面のボタンを変えてみよう!

3. カスタマイズ方法

4. まとめ

 

 

1. タスクの結果列とは何か?

そもそも、「タスクの結果」列とは、タスクの結果を挿入できる列のことです。

カスタムリストで列の追加を行うと、表示されています。

20150807_1.png 

でも、何でカスタムリストに「タスクの結果」列が、必要なのかは分からないですよね。

 

 

 

 

2. タスクの結果列を使って、タスク編集画面のボタンを変えてみよう!

どうやらタスクリストは「タスク」リストで使うと、面白いことができるようです!

20150807_2.png 

タスクリストって何?という方は、2015年2月19日の記事でお伝えしましたので、そちらをご覧くださいね♪

 

タスクの結果列を使って、タスクの編集画面のボタンを変えることができるんですよ。

イメージはこんな感じです。

20150807_3.png 

タスクの結果列はこんなことに役立つのか!という感じですね。

 

ちなみに、何もしないまま(通常)のタスクの編集画面は以下をご覧ください。保存とキャンセルボタンしかありません。

20150807_4.png 

 

 

タスクの結果列を使って編集画面にボタンを追加することで、そのボタンを押すとタスクの状態を変えることができる、ということなのです。

 

 

 

少しイメージがつきにくいと思いますので、今回はシナリオを用意したいと思います。

利用シーン:お問い合わせ窓口

一般ユーザーが何か問題やトラブルが起きたときに、タスクの新規作成を行います。(メールの送受信が上手くいってません!などなど。)

担当者や管理者が、受け取ったタスクの編集画面を開き、タスクの結果列を使ったボタン(例えば、アサイン/差し戻し)をクリックします。

そうすると、サーバー担当者のAさんにタスクが行く、アプリケーション担当者のBさんにタスクが行くといった、流れを作ることができます。

20150807_5.jpg 

 

なんとなく、イメージはわきましたか?

マイクロソフトのサービスリクエストをイメージしてもらうともっと分かり易いかもしれません。

今回は、分かり易いかなと思い、お問い合わせ窓口をシナリオの例にしていますが、承認系のときでも使えると思いますよ。

 

 

 

 

 

 

 


3. タスクの結果列を使った、アイテム編集画面のボタンのカスタマイズ方法

ここからは、上記のノート写真の「オレンジで」囲った部分(アイテム編集画面のボタンの変更方法)の手順についてお伝えしますね。

大まかな流れは以下の通りです。

1. タスクリストを作成する

2. サイト列を作る

3. サイトコンテンツタイプを作る

4. 3で作ったサイトコンテンツタイプに2の列を追加する

5. タスクリストに戻り、コンテンツタイプの追加をする

6. SharePoint Designer 2013 を開いて、タスクの割り当てワークフローを作成する

7. タスクの結果を設定する

8. タスクリストに戻り、既定のコンテンツタイプなどの設定をし直す

といった感じです。なんだか難しそうに感じますが、操作としては本当に簡単です!

 

 

1. タスクリストを作成する

歯車をクリックし、アプリの追加をクリックし、「タスク」(リスト)を作成します。

20150807_6.png 

 

 

2. サイト列を作る

車をクリックし、サイトの設定をクリックします。

Webデザイナーギャラリーにある「サイト列」をクリックします。

「作成」をクリックして、タスクの結果列を作成します。グループはデフォルトのまま(ユーザー設定の列)でいいです。

選択肢のところに、「アサイン」「差し戻し」と入れます。

なぜ、「アサイン」と「差し戻し」にしたのかというと、アサインをクリックすると○○さんにタスクを割り当てる、

差戻しをクリックするとタスクを○○さんに差し戻す、という動作ができます。この設定するためにこのような選択肢を追加します。

20150807_7.png 

 

 

 

3. サイトコンテンツタイプを作る

サイトの設定に戻り、Webデザイナーギャラリーにある「サイトコンテンツタイプ」をクリックします。

「作成」をクリックして、サイトコンテンツタイプを作成します。

親コンテンツタイプの選択元を「リストコンテンツタイプ」にし、親コンテンツタイプを「ワークフロー(SharePoint 2013)」にします。

20150807_8.png 

 

 

 4. 3で作ったサイトコンテンツタイプに2の列を追加する

サイトコンテンツタイプ作成後、以下の画面に行きますので、「サイト内の既存の列から追加」をクリックします。

20150807_9.png 

 列の選択元で「ユーザー設定の列」をクリックし、先ほどの手順2で作成した列を追加します。

20150807_10.png 

 

 

 

 5. タスクリストに戻り、コンテンツタイプの追加をする

手順1で作成したタスクリストに戻り、リストの設定をクリックします。

コンテンツタイプにある「既存のサイトコンテンツタイプから追加」をクリックし、手順3で作成したコンテンツタイプを追加します。

20150807_10.png 

 

 

 

6. SharePoint Designer 2013 を開いて、タスクの割り当てワークフローを作成する

リストライブラリから、手順1で作成したタスクリストを選び、ワークフローの新規作成を行います。

プラットフォームの種類は、SharePoint 2013 ワークフローでいいかなと思います。

ワークフローのアクションアイテム「タスクを割り当てる」をクリックします。

20150807_12.png 

 

 

7. タスクの結果を設定する

青文字になっているユーザーをクリックすると、タスクの割り当て画面がでてきますので、

タスクを割り当てたいユーザー(今回のシナリオですと、担当者や管理者ですね)、タスクのタイトル入力します。

一番下にある「結果オプション」をクリックして、以下の3つを設定します。

・タスクのコンテンツタイプ:手順3のサイトコンテンツタイプ

・結果フィールド:手順2のサイト列

・既定の結果:どのボタンを押したら、先ほど設定したユーザーにタスクを割り当てたいかを決めます。(今回はアサインにしました。)

20150807_13.png 

 

タスクの結果を設定したら、「ステージに移行」を設定してください。

アクションをクリックし、「ステージに移動する」を選び、ステージ1(最後でもいいと思います。)を選びます。

上記についてですが、今回はアサインボタンをクリックすると○○さんにタスクが行くというような、

条件設定を省略しているので、どちらでもいいですが、

・条件設定をする場合は、「ステージ1」などのステージ移動を選びます。

・移動するステージがない(あるいは設定しない)場合は、「最後」でいいですよ。

20150807_14.png 

前半でお伝えしたシナリオで、以下のこともお伝えしましたが、こちらは条件設定になりますので、今回は飛ばしたいと思います。

そうすると、サーバー担当者のAさんにタスクが行く、アプリケーション担当者のBさんにタスクが行くといった、流れを作ることができます。

 

 


最後に、開始オプションの「アイテムが新規作成されたときにワークフローを実行…」にチェックを入れて、発行ボタンをクリックしてください。

 

 

 

8. タスクリストに戻り、既定のコンテンツタイプなどの設定をし直す

手順1で作成したタスクリストに戻り、リストの設定をクリックします。

コンテンツタイプにある「新規ボタンの順序と既定のコンテンツタイプの変更」をクリックします。

20150807_15.png 

既定のコンテンツタイプに設定をする必要があるので、上からの並び順に「1」を設定します。

列にある「タスクの結果」も削除してくださいね。

 

これで手順はすべて完了です。

 

 

 

 

 

ちゃんとボタンは設定できましたでしょうか・・・?

20150807_16.png 

 

できましたね!!!

 

 

 

 

 

4. まとめ

最後に、まとめです。

タスクの結果列を使うと、とても面白いことができるんですね。

タスクの結果列はどんな時に使うのか?選択肢列とどう違うのか?などなど、疑問を抱いている方もいらっしゃったと思います。

タスクの結果列は一見、選択肢列と同じように見えますが、タスクリストを使うと今回のようなことができます。

ボタンにワークフローを付けることができるので、とても便利ですよね♪

 

 

 

 


ということで、ではまた次回♪次回に備えて勉強します。

 

 

◆本日の教材(とても勉強になりました。)
・Sivarajan's Blog「SharePoint 2013 Designer Workflow Creating a Custom Task Outcome –Part 3」(英語)
 http://sivarajan.me/post/SharePoint-2013-Designer-Workflow-Creating-a-Custom-Task-Outcome-Part-3#sthash.pfA3xkPp.dpufhttp://sivarajan.me/post/SharePoint-2013-Designer-Workflow-Creating-a-Custom-Task-Outcome-Part-3

 

 

 

 

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