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SharePoint Online サイト 40 ~アクセス許可レベルって何?~
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SharePoint Online サイト 40 ~アクセス許可レベルって何?~

みなさん、こんにちは。第89回目の投稿です。

もうすぐ7月だなぁと思ったので、ネイルを新しくしてきました。

オレンジ色にしましたよ。Office365と同じ色ですね♪

 

では、本日の投稿に入りましょう。弊社の最年長さんからいただいたリクエストになります。

本日は、「SharePoint Online サイト 40 ~アクセス許可レベルって何?~」についてお伝えします。

 

SharePointの権限っていろいろあって難しいですよね。

分かるようになりたいけど、勉強するのはなかなか勇気がいる・面倒くさそうと思っている方もいらっしゃるかと思います。

そんなみなさん(私もそのうちの一人です)のために、本日は記事を書きますね♪

 

本日お伝えする内容(アジェンダ)は以下の通りです。

1. アクセス許可レベルとは何か?

2. アクセス許可レベルを作ってみよう!

 

 

 

 

1. アクセス許可レベルとは何か?

アクセス許可レベルとは、簡単に言ってしまうと、

「SharePointの様々なコンテンツ(サイトやリスト/ライブラリなど)にアクセスするための権限のレベル」のことです。

 

みなさんも、以下のアクセス許可レベルは見たことがあるのではないでしょうか。

・フルコントロール
・デザイン
・編集
・投稿
・閲覧
・制限付きアクセス
・閲覧のみ

これらは、権限付与(アクセス許可の付与)を行う際の画面の「グループまたは権限レベルの選択」にでてきますよね。

図1.png 

 

 

は、このアクセス許可レベルの中にも、「権限」という細かいアクセス権限がたくさんついているんです。

権限は大きく分けて3つの種類に分かれています。

リストの権限

◆サイトの権限

◆個人の権限

 

リストの権限は以下のようになります。(一部だけを紹介しますね。)
・リストの管理
・リストの動作を無視
・アイテムの追加
・アイテムの編集 などなど

 

サイトの権限は以下のようになります。(一部だけを紹介しますね。)
・権限の管理
・Web Analytics データの表示
・サブサイトの作成
・Webサイトの管理
・ページの追加とカスタマイズ

 

個人の権限は以下のようになります。
・個人用ビューの管理
・個人用Webパーツの追加/削除
・個人用Webパーツの更新

 

 


権限の一覧については、以下のサイトがとても参考になりますので、そちらでご確認ください。

マイクロソフト Office「権限レベルについて」
https://support.office.com/ja-jp/article/%e6%a8%a9%e9%99%90%e3%83%ac%e3%83%99%e3%83%ab%e3%81%ab%e3%81%a4%e3%81%84%e3%81%a6-87ecbb0e-6550-491a-8826-c075e4859848?ui=ja-JP&rs=ja-JP&ad=JP

 

 

 

これらの「権限」をいろいろ組み合わせて、新しいアクセス許可レベルを作ることができます。

アクセス許可レベルをカスタマイズできるということなんですね。

 

カスタマイズしたアクセス許可レベルを使うシチュエーションとしては、以下が考えられます。

・サイトにはアクセスさせたいけど、サイトコンテンツは非表示にしたい

・リストにはアクセスさせたいけど、アイテムの追加はさせたくない

 

他にも使うシチュエーションがたくさんありますよ。

管理者は、一般ユーザーに操作させたいこと/させたくないことがありますよね。

そういった時に、「アクセス許可レベル」を利用してもらえるといいかなぁと思います。

 

 

 

 

 

 

2. アクセス許可レベルを作ってみよう!

作り方はとても簡単ですよ。(権限の組み合わせ方が難しいだけなんです。。)

 

以下は、手順になります。

 

① フルコントロール権限が付与されているか確認します

サイトコレクション画面で、スイートバーの歯車から「サイトの設定」をクリックし、「サイトの権限」をクリックします

③ 以下の画面にいきますので、リボンナビゲーションにある「アクセス許可レベル」をクリックします

20150623_1.png

 

 

 ④ すると、以下の画面にいきますので、「アクセス許可レベルの追加」をクリックします

20150623_2.png

 

 

 ⑤ ここからが本番です!アクセス許可レベルの作成画面にいきます。以下の画面です

図4.png 

 

⑥ 名前(アクセス許可レベル名)と説明を入力します

⑦ たくさんの権限が表示されているので、必要な権限に、チェックを入れます

 

 

ここでPOINT!①

チェックを入れると、その他の権限にもチェックがつく現象が起きます。

例えば、リストの管理にチェックを入れると、アイテムの表示・ページの表示・開く権限にもチェックがつきますよ。

これは、リストの管理を行うためには、最低限の権限としてアイテムの表示・ページの表示・開く権限も必要ということなのですね。

 

ここでPOINT!②

一度チェックを入れた親のアクセス許可レベルのチェックを外しても、ついてきた最低限のアクセス許可レベルのチェックは外れません。

上記で例にあげたリストの管理ですが、リストの管理のチェックを外したからと言って、

アイテムの表示・ページの表示・開く権限のチェックが外れるというわけではないのです。

こういうこともあって、権限を上手に組み合わせるは、けっこう難しいです。試行錯誤の世界ですね。

 

⑧ 最後に「作成」ボタンをクリックし、完了です

 

 

 

 

話しは変わりますが、アクセス許可レベルは、新規作成(追加)だけではなく、既存のアクセス許可レベルをコピーすることもできます。

 

その場合の手順は以下の通りです。

① サイトの設定>サイトの権限>アクセス許可レベルをクリックします

コピーしたいアクセス許可レベルをクリックします(Sample001をコピーしたいと思います)

図5.png 

 

③ 以下の画面にいきますので、まず最初に、一番下にある「アクセス許可レベルのコピー」ボタンをクリックします
  そうすると、アクセス許可レベルがコピーされます

図6.png 

 

 

④ 先ほどのアクセス許可レベルがコピーされた状態の新規作成画面にいきます
  チェックを増やしたり減らしたりしたい場合は、そうしても大丈夫です。名前と説明を入力し、最後に「作成」ボタンをクリックします

図7.png 

 

 

 

 

 

簡単なまとめにはなりますが、私のノートを共有しますね。

図8.png 

 

説明は以上になります。

 

 

操作方法は簡単ですが、権限をいろいろ組み合わせるのが難しいというのが私の感想です。(根気が試されるという感じです!)

アクセス許可レベルの追加を覚えると、SharePointの使い方の幅も広がりますよね♪

 

 

ではまた次回♪次回に備えて勉強します。

 

 

■本日の教材
・マイクロソフト Office「権限レベルについて」
https://support.office.com/ja-jp/article/%e6%a8%a9%e9%99%90%e3%83%ac%e3%83%99%e3%83%ab%e3%81%ab%e3%81%a4%e3%81%84%e3%81%a6-87ecbb0e-6550-491a-8826-c075e4859848?ui=ja-JP&rs=ja-JP&ad=JP