Office 365
SharePoint Online ワークフロー ③ ~社内ポータルの通知先を改善しました~
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SharePoint Online ワークフロー ③ ~社内ポータルの通知先を改善しました~

みなさん、こんにちは。第87回目の投稿です。

6月24日(水)に、プチ「Office365 勉強会」が開催されるようですよ。とっても楽しみですね♪

 

では、本日の投稿に入りましょう。

前回の投稿で、次回は「SharePoint Designer 2013 ワークフローの条件アイテム」についてお伝えすると言ったのですが。。

どうしても書きたい記事を見つけたので、本日はそちらを優先したいと思います!(すみません。)ということで、

本日は「SharePoint Online ワークフロー ③ ~社内ポータルの通知先を改善しました~」についてお伝えしますね。

 

 

最近、弊社内のポータルサイト(SharePointのチームサイトを私の在籍する部署で開発してカスタマイズしたやつです)を、

どうしても社員のみなさんに使ってほしくて、盛り上げようと日々奮闘していきます。

 

ちなみに、弊社のポータルサイトはこんな感じです。
20140612_1.png


 

コンテンツの一つに「お知らせ」というのがあります。

どんなコンテンツなのか?と言うと、各部からのお知らせを掲載するリスト(カスタムリスト)です。

今まではお知らせが投稿されたら、「社員全員が加入しているML」に通知が届くように設定していました。

 

上記の通知は、リストのリボンナビゲーションにある『通知』のことですよ。20140612_2.png


通知をクリックし、「このリストに通知を設定」をクリックします。すると、以下のモーダル画面がでてきます。
20140612_3.png

 

通知したい宛先を入力して、通知先を設定していました。SharePoint 標準の機能を使った設定ってやつですね♪

 

しかし!これだと・・・

通知先を一ヵ所にしか設定できないため、お知らせの投稿者が通知先を選択できない!という問題がありました。

お知らせを投稿したいとは思うけど、

*社員全員に見てもらいたいお知らせってわけではない

*技術的なお知らせを投稿したいので、社員全員に通知する必要はないのでは

などの理由で、投稿の気が進まないという声がありました。

これだと、社内のポータルサイトを盛り上げようと日々奮闘している私にとって、よろしくない状況ですよね。。

 

 

 

 

がんばって改善をしました♪(ここからが本題ですね。)

SharePoint Designer 2013 を使ったカスタムのワークフローを作りました!

 

ということで、以下は、その手順になります。

 

1. お知らせ(リスト)に、列「通知先」(選択肢)を追加する

以下の2つを選択肢に設定しました

*社員全員が加入しているML

*技術に関する部署の社員が加入しているML

 

2. SharePoint Designer 2013 を起動し、リストワークフローを作成する

ワークフローの名前を入力して、プラットフォームの種類は「SharePoint 2010 ワークフロー」を選択します。
20140612_4.png

 

 

3. ステップ 1で以下の2つを選択します。

*条件「ある値と値が等しいかどうか」

*アクション「電子メールを送信する」
20140612_5.png

選択後は以下のようになります。
20140612_6.png

 

 

 

4. 上記で選択した「条件」と「アクション」の値を設定します。

*条件「ある値と値が等しいかどうか」:値をクリックして、列「通知先」その中身を設定します。(ボタンをクリックすれば設定できますよ)
20140612_7.png


*アクション「電子メールを送信する」:複数のユーザーをクリックして、宛先とメール文を設定します。
この宛先を、先ほどの「条件」で設定した通知先の中身にしてくださいね。
20140612_8.png

 

 

5. 手順3と4の作業をもう一度行う

お知らせ(リスト)の列「通知先」に設定した選択肢は2つ

(社員全員が加入しているML/技術に関する部署の社員が加入しているML)ですので、もう一度行います。
 


6. 上書き保存ボタンをクリックする


 
7. 最後に、開始オプションを「アイテムが作成されたときにワークフローを自動的に開始する」にチェックを入れて、発行ボタンをクリックする
20140612_9.png

 

 

 

これで、お知らせ投稿時に、

「通知先を「社員全員が加入しているML」にした場合、

社員全員が加入しているMLに、お知らせ投稿の通知メールが届くようになりました。

「通知先を「技術に関する部署の社員が加入しているML 」にした場合、

技術に関する部署の社員が加入しているMLに、お知らせ投稿の通知メールが届くようになりました。

 

 

 

 

最後に!

以前、リストのリボンナビゲーションで設定した「通知」を解除するのを忘れないでくださいね♪

通知の解除(削除)は、スイートバーの歯車>サイトの設定>ユーザー通知からできるんですよ。
20140612_10.png

 


本日は以上になります。

 

 

気付いた方もいらっしゃると思いますが、本日のワークフローどこかで見たことありませんか??

前回お伝えした「カスタムのワークフロー」で作成した休暇申請のワークフローと似ていますね。

使い方は少し違いますが、「条件」と「アクション」の組み合わせ次第で、いろいろなワークフローが作れるということなんです♪

 

 


社内ポータルサイト、これでようやくみなさんに使ってもらえるかな?

では、また次回♪次回に備えて勉強します。

 

 

Microsoft® Most Valuable Professional
2016.01 Office Servers and Services