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SharePoint Online ワークフロー ② ~カスタムのワークフロー~
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SharePoint Online ワークフロー ② ~カスタムのワークフロー~

​みなさん、こんにちは。第86回目の投稿です。

この間、美容室に行って髪を少し切りました。やっぱりショートカットがすっきりしていて好きです♪

 

では、本日の投稿に入りましょう。

本日は、「SharePoint Online ワークフロー ② ~カスタムのワークフロー~」についてお伝えします。

SharePoint Online のワークフローは大きく分けて2つのワークフローがあり、

前回の投稿で 「標準のワークフロー」についてお伝えしましたね。

 

ですので、今回はカスタムのワークフローについてお伝えしようと思います。

・カスタムのワークフローとは何か?

・カスタムのワークフローの種類

・カスタムのワークフローを使うとどんなことができるのか?(標準のワークフローとの違い)

・カスタムのワークフローでワークフローを作ってみました

・カスタムのワークフローの「条件」と「アクション」について(←次回)

 

 

 

カスタムのワークフローとは何か?

カスタムのワークフローとは、簡単に言うと、SharePoint Designer 2013 を使って作るワークフローのことです。

自分で一から作れるワークフローということですね♪

 

では、SharePoint Designer 2013 とは一体何なのでしょうか?

TechNet にこう書かれています。

SharePoint Server 2013 ワークフローの主要な開発ツールは、SharePoint Designer 2013と呼ばれています。

SharePoint Designer 2013には、SharePoint 2010 ワークフロー プラットフォームおよび

SharePoint 2013 ワークフロー プラットフォームの両方に対してワークフロー開発を行うための豊富な機能のセットが備えられています。

SharePoint Designer 2013は、ローカル コンピューターで起動し、SharePoint Server 2013 サイトに接続して使用します。

 

 

SharePoint Designer 2013 はPCにインストールが必要です。

http://www.microsoft.com/ja-jp/download/details.aspx?id=35491

Office365のスイートバーを歯車<Office365の設定<ソフトウェア からでもインストールできますよ。

 

その他については2014年9月5日の記事に書きましたので、そちらをご覧くださいね♪

 

 

 

 

 

 

カスタムのワークフローの種類

では次に、カスタムのワークフローの種類についてお伝えします。

カスタムのワークフローの種類は大きく分けてぜんぶで3つあります。

1. サイト

2. リスト/ライブラリ

3. コンテンツタイプ

以下は、SharePoint Designer 2013 のワークフローの画面です。

20150609_1.png
 

サイトワークフローは、サイトコンテンツにワークフローを関連付けることができます。

例えば、サイトコンテンツにアプリ(リストやライブラリ、ページ)が追加されたら、ワークフローを開始するということができます。

 

リスト/ライブラリワークフローは、1つのリストやライブラリにワークフローを関連付けることができます。

私が体験した範囲では。ワークフローを作成するときはリストに関連付けることが多いかなと思います。

リストワークフローは、よく使うカスタムのワークフローですよ。

 

コンテンツタイプワークフローは、コンテンツタイプに関連付けされるワークフローのことで、再利用可能なワークフローです。

そもそもコンテンツタイプとは、何かを知らないといけないですね♪

例えば・・・

開発のドキュメント(提案書、設計書、テスト仕様書などなどたくさんありますよね)を入れるライブラリの列に、

これは要件定義ですよ~などの区別をしたいとき、新しい列が増えてしまう場合があるかと思います。

そのときに、ライブラリのテンプレートを使っていると、

そのテンプレートを使っている各ライブラリに列を追加しなければなりません。ちょっと面倒ですよね。

しかしコンテンツタイプを使うことで、もし列を追加したときに、すべてのテンプレートにその列が反映されます。

ワークフローで上記の状況を考えたとき、別々のライブラリで同じワークフローを使う時に、

コンテンツタイプだけを操作すればいいということになるんです♪

コンテンツタイプを使うことで、列の操作などがまとめてできるということなんですね。

そのため、再利用可能なワークフローとして、使うことができますよ。

 


※以前の勉強会で、再利用可能なワークフローについて質問を受けたことがあります。

その回答を行いたいと思いますので、再利用可能なワークフローについては次回以降の回でゆっくり取り上げるようにしますね。

 

 

 

 

 

カスタムのワークフローを使うとどんなことができるのか?(標準のワークフローとの違い)

ここからは、前回お伝えした「標準のワークフロー」との違いについて、簡単にお伝えしていきます。

とてもざっくり言ってしまうと、ワークフローをカスタマイズできるかできないかということです。

標準のワークフローの種類もそれなりに充実していますので、ワークフローを使うからといって、

SharePoint Designer 2013 を必ず使わなければいかないのかというわけではありませんよ。

 

もう一つ、標準のワークフローとカスタムのワークフローの違いを挙げるとしたら、再利用可能なワークフローかどうかについてです。

標準のワークフローですと、再利用可能なワークフローをお使いいただけます。

カスタムのワークフローですと、先ほども少しお伝えしましたが、

コンテンツタイプワークフローの場合、再利用可能なワークフローをお使いいただくことができます。

 

ここでPOINT!(ちょっと補足)

再利用可能なワークフローというのは、どんなリストでも使いまわせるワークフローのことです。

リストコンテンツタイプに対してコンテンツタイプのワークフローを作れば、どんなリストでも再利用できるワークフローが作れます。

リストワークフローは特定のリストにしか使えないワークフローです。

サイトワークフローは特定のサイトにしか使えないワークフローです。

 

 

本日は、なるほど~こんなところが違うのか~ぐらいを知ってもらうので良いかと思います。

再利用可能なワークフローについては、次回以降で取り上げますので、そこで深く勉強していきますね。

 

 

 

 

 

カスタムのワークフローで、ワークフローを作ってみました

ということで、最後に実践編をお伝えしたいと思います。

前回と同様「休暇申請のワークフロー」を作ってみようと思います。(使用するワークフロー:カスタムのリストワークフロー)

 

作りたいワークフローはこちらです。

20150609_2.png
 


POINT!は、「申請者が所属している部長が承認/却下をする」というところです。

どのような条件・アクションアイテムを選択すればよいのかは、次で見ていきましょう!

どのようなリストを作ったのかについては、前回お伝えしましたので、今回は割愛しますね。

 

 

ワークフロー作成の手順は以下の通りです。

1. SharePoint Designer 2013 を開く

※SharePoint Designer 2013 とサイトの接続方法などの下準備については、コチラをご覧くださいね。

2. アクションアイテムを選択する

以下はSharePoint Designer 2013 の画面です。実施に休暇申請ワークフローを作ってみているときの画面ですよ。
20150609_3.png
ワークフローの流れとしては、以下を目指していますよね♪

申請者が申請時に選択した部署名の部長宛てに承認メールが届くようにする

人事部の田中さん宛てに承認メールが届くようにする

 

ピンク色で囲ったところが、「申請者が申請時に選択した部署名の部長宛てに承認メールが届くようにする」を設定する部分です。

水色で囲ったところが、「人事部の田中さん宛てに承認メールが届くようにする」を設定するところです。

 

 

では。早速設定してみましょう。以下がPOINT!になりますよ。

条件:「値と値が等しい」を選択します。(ピンク色の「黄色」で囲った部分です。)

現在のアイテムをクリックすると以下の画面がでてきます。
20150609_4.png

以下の2を選択し、OKボタンをクリックします。

データソース:現在のアイテム

ソースのフィールド:部署名(※リスト列で「部署名」を作成してくださいね)

「情報システム部」と入力したところは、手入力ですので、各部署名を入力してくださいね。


 

アクションアイテム:「承認処理を開始する」を選択します。(ピンク色の「緑色」で囲った部分です。)

青文字の「複数のユーザー」をクリックして、

部長の名前 or メールアドレス(上記で情報システム部と入力したので、情報システム部の部長)を入力しますよ。

 

すると、休暇申請時に部署名の列が情報システム部だったら、情報システム部の部長さんに承認が届くしくみになりますよ♪

20150609_5.png 

 

※部署名は一つではないので、部署数に合わせて上記の作業を行ってください。

例えば部署数が4個だったら、2つ前の画面の「ピンク色部分」(条件とアクションアイテム)を4個追加します。

 

 

 

次は、水色で囲った部分です。

ここは、人事部の田中さん宛てに、ワークフローを設定する部分です。
20150609_3.png

こちらは簡単ですよ!

先ほど出てきた、アクションアイテム:「承認処理を開始する」を選択します。

青文字の「複数のユーザー」をクリックして、人事部の田中さんの名前 or メールアドレスを入力しますよ。

 

 

 

 

 みなさん、分かりましたか?

 

 

カスタムのワークフローは、最初のSharePoint Designer 2013 の使い方を覚えてしまえば、

は「条件」と「アクションアイテム」を選ぶだけですので、簡単です♪


「条件」と「アクションアイテム」の種類がたくさんあって難しいですが、

どのような種類があって、使うとどうなるのか・どう組み合わせればよいのかを知ると、ワークフローを作るのがとっても楽になるかと思います。

 

 

 

ということで、次回は「 SharePoint Designer 2013 ワークフローの条件」についてまずはお伝えしますね♪

 

 

では、また次回♪次回に備えて勉強します。

 

 

 

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