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SharePoint Online ワークフロー ① ~標準のワークフロー~
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SharePoint Online ワークフロー ① ~標準のワークフロー~

みなさん、こんにちは。第85回目の投稿です。

なんだか、また発熱してしまいました。

いいストレス発散法などありましたら、教えてくださいね♪

 

本日は「SharePoint Online ワークフロー ① ~標準のワークフロー~」についてお伝えします。

以前(2014年8月&9月)に、「ワークフローの設定」について4回ほど記事を書いたことがありますね。

最近の勉強会で、「ワークフロー」について、会場にいらしている方から聞かれることが多いです。

ですので、ちゃんと勉強してみようと思います。(重い腰をやっと上げる気になった感じです♪)

 

そもそも、SharePoint Onlineのワークフローには大きく分けて2つありますね。

① 標準ワークフロー

② カスタムのワークフロー

 

 

 

では、ここからは、そもそも「標準のワークフロー」とは何なのか?についてお伝えしますね。

簡単に言うと、SharePointに最初から組み込まれているワークフローのことです。

カスタマイズしないで(SharePoint Designer 2013を使わないで)そのまま使えるワークフローということですね。

 

標準のワークフローの種類は以下の通りです。
*3段階の状態管理ワークフロー
*破棄承認のワークフロー
*発行承認のワークフロー
*SharePoint 2007のワークフロー
*ワークフロー(承認/署名の収集/フィードバックの収集)

3段階の状態管理ワークフローは、登録した案件や課題などのアイテムを、
3段階のフェーズ【アクティブ/確認待ち/完了】で確認することができるワークフローです。
もし使っている方がいたら、Backlogをイメージしてもらうと分かりやすいかなと思います。
このワークフローに使うリストを考えたときに、案件管理リストを使うと更にイメージが湧くんじゃないかなと思いますよ。

破棄承認のワークフローは、期限が過ぎてしまったドキュメント(例えば、掲載期限切れのドキュメントなど)を、
アーカイブとして保存するのか/破棄・削除するのかを決めることができるワークフローです。

発行承認のワークフローは、発行サイトで使用できるワークフローですよ。
ページの発行を行う際の承認を取ることができるワークフローです。
発行承認のワークフローを勉強する前に、SharePointの「発行」について概念を学ばないといけないですね。

ワークフロー(承認)は、承認/却下を決めることができるワークフローです。一般的なワークフローだと思いますよ。

ワークフロー(署名の収集)は、WordやExcelなどの資料に署名(サイン)をお願いしたいときに使うワークフローです。

ワークフロー(フィードバックの収集)は、承認/却下を決めるのではなく、回覧するために使うワークフローです。

※SharePoint 2007のワークフローは、実際に使うことができませんでしたので、割愛しますね。

 

一番良くつかわれる(私がよく使うのは)、ワークフロー(承認)かなと思います。

SharePoint Designer 2013 を使うのはまだまだ慣れないなと思う方、簡単な実行処理だけでいいなと思う方は、

標準のワークフローをお使いいただくと簡単にワークフローを作成できますので、おススメですよ♪

 

 

 

 

では、次に、標準のワークフローを使う方法についてお伝えします。

流れは以下の通りです。
1. どのようなワークフローを作りたいのか決める(サイトやリスト/ライブラリも作る)
2.「 サイトコレクションの機能」で使いたいワークフローをアクティブ化する
3. ワークフローの関連付けを行う
4. ワークフローの詳細設定を行う

 

これだけでは、いまいち分かりにくいと思うので、ワークショップとして、実際にワークフローを作ってみようと思います。

※ここからの内容は、2015年5月23日(土)に「Japan SharePoint Group 勉強会 #19」でお話しさせていただいたものと同じですよ。

 

 

1. どのようなワークフローを作りたいのか決める(サイトやリスト/ライブラリも作る)

ワークフロー(承認)を使って、休暇申請ワークフローを作ってみようと思います。
20150602_1.png

リストは、カスタムリストを使って「休暇申請リスト」を作ります。リストの画面は以下の通りです。
20150602_2.png

休暇申請を行うリストですので、列はこんな感じにしてみましたよ♪

・区分…選択肢を使って、「有休/代休/特別休暇/病気休暇」などを選べるようにしました
・期間…数値を使って、どのぐらい休むのかを入力できるようにしました
・部署名…選択肢(チェックボックス)を使って、部署名を選べるようにしました
・申請理由…一行テキストを使って、申請理由を入力できるようにしました

 

 

 

 

2.「 サイトコレクションの機能」で使いたいワークフローをアクティブ化する

こちらの設定を行うにはサイトコレクション管理者」の権限が必要ですよ。

スイートバーにある歯車をクリックして「サイトの設定」をクリックします。※このときサブサイトではなく、トップレベルサイトの設定にいってくださいね♪

サイトコレクションの機能」をクリックします。以下の画面です。
20150602_14.png

 

すると、以下の画面に行きますので、使いたいワークフロー(またはアクティブ化になっていないワークフロー)を「アクティブ化」します。
20150602_4.png

ここでPOINT!

最初からアクティブ化になっているワークフローとそうじゃないワークフローがあります。

*最初からアクティブ化になっているワークフロー
 3段階の状態管理ワークフロー
 破棄承認のワークフロー

*アクティブ化する必要があるワークフロー
 発行承認のワークフロー
 SharePoint 2007のワークフロー
 ワークフロー(承認/署名の収集/フィードバックの収集)

 

私、ワークフロー(承認/署名の収集/フィードバックの収集)は、最初からアクティブ化になっていると思い込んでいたのですが、

そうではありませんでした。みなさんもこちらには気を付けて下さいね♪

 

 

 

 

3. ワークフローの関連付けを行う

下準備としてワークフローのアクティブ化が終わったら、ワークフローの関連付けを行います。

ここからがワークフローを作る実際の作業になりますよ。

先ほど作ったリスト(休暇申請リスト)に戻り、リボンナビゲーションの「ワークフロー設定」をクリックします。
20150602_5.png

すると、以下の画面にいきますので、ワークフローの関連付けで「このリスト」を選択し、「ワークフローの追加」をクリックします。
20150602_6.png

余談ですが、先ほどの「 2.「 サイトコレクションの機能」で使いたいワークフローをアクティブ化する」で、ワークフローがアクティブ化されていないと、

この画面に「承認ワークフローが有効になっていません」と表示されますよ。(オレンジ色で囲った部分です。)

 

 

ワークフローの追加をクリック後、以下の画面が出てきます。
20150602_7.png

ワークフローのテンプレート選択で、「承認- SharePoint 2010」を選択します。

名前に、ワークフローの名前を入力します。(例:休暇申請の承認ワークフロー)

開始オプションで、デフォルトのチェックを外して、「新しいアイテムが作成されると、このワークフローが開始されます。」にチェックを入れます。

最後に、「次へ」ボタンをクリックしてくださいね。

 

 

 

4. ワークフローの詳細設定を行う

すると、以下の画面が出てきます。
20150602_8.png

この画面で、承認者のメールアドレスの入力など、ワークフローの詳細設定が行えますよ。

ここでPOINT!

申請者が休暇申請の内容を間違えて取りやめたい!という場面があるかと思います。

そのときのために、「ドキュメント変更時に終了にチェック」を入れて下さいね。

ドキュメントの変更を行うことで、承認前でしたら自動的に「却下済み」のステータスになりますよ。

 

入力を終えたら「保存」ボタンをクリックしてください。これで、ワークフローの作り方の手順は以上になります。

 

 

 

 

最後に♪実際に使ってみましょう。

申請者:先ほどの休暇申請リストから申請をします。
20150602_13.png

 

人事部の田中さん:すると、人事部の田中さんにこのようなメールが届きます。
20150602_9.png

 人事部の田中さん:人事部の田中さんが先ほどの休暇申請を「承認」します。
20150602_10.png

休暇申請リストはこんな感じになります。承認されたので「承認済み」となりました。先ほどまでは「進行中」となっていましたよ。
20150602_11.png

申請者:申請者には、ワークフローが完了した旨のメールが届きます。20150602_12.png

 

 

 

 

本日は、承認ワークフローを使ってみたので、少し簡単すぎたかもしれませんが、

この手順の通りで他のSharePoint Online 標準のワークフローを使えますよ♪

 

では、また次回♪次回に備えて勉強します。

 

 


■本日の教材
・マイクロソフト Office「3 段階の状態管理ワークフローを使用する」
https://support.office.com/ja-jp/article/3-%e6%ae%b5%e9%9a%8e%e3%81%ae%e7%8a%b6%e6%85%8b%e7%ae%a1%e7%90%86%e3%83%af%e3%83%bc%e3%82%af%e3%83%95%e3%83%ad%e3%83%bc%e3%82%92%e4%bd%bf%e7%94%a8%e3%81%99%e3%82%8b-2bcc1a67-c282-40f5-ac49-915fc08b7e94?ui=ja-JP&rs=ja-JP&ad=JP

・マイクロソフト Office「発行承認のワークフローの操作」
https://support.office.com/ja-jp/article/%e7%99%ba%e8%a1%8c%e6%89%bf%e8%aa%8d%e3%81%ae%e3%83%af%e3%83%bc%e3%82%af%e3%83%95%e3%83%ad%e3%83%bc%e3%81%ae%e6%93%8d%e4%bd%9c-e99aad65-e453-4bdb-9c2f-f27c6733ddae?ui=ja-JP&rs=ja-JP&ad=JP

・マイクロソフト Office「署名の収集ワークフローについて」

https://support.office.com/ja-jp/article/%e7%bd%b2%e5%90%8d%e3%81%ae%e5%8f%8e%e9%9b%86%e3%83%af%e3%83%bc%e3%82%af%e3%83%95%e3%83%ad%e3%83%bc%e3%81%ab%e3%81%a4%e3%81%84%e3%81%a6-ee27dc94-8b8d-4d2b-898c-1754a397cb2b?ui=ja-JP&rs=ja-JP&ad=JP

・マイクロソフト Office「フィードバックの収集ワークフローについて」

https://support.office.com/ja-jp/article/%e3%83%95%e3%82%a3%e3%83%bc%e3%83%89%e3%83%90%e3%83%83%e3%82%af%e3%81%ae%e5%8f%8e%e9%9b%86%e3%83%af%e3%83%bc%e3%82%af%e3%83%95%e3%83%ad%e3%83%bc%e3%81%ab%e3%81%a4%e3%81%84%e3%81%a6-a0fd6fc5-0625-4aef-a41f-40aadbc9d946?ui=ja-JP&rs=ja-JP&ad=JP 

 

 

 

 

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