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SharePoint Online サイト 39 ~ビュー設定の小ネタ②~
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SharePoint Online サイト 39 ~ビュー設定の小ネタ②~

​みなさん、こんにちは。第84回目の投稿です。

もうすぐ6月ですね♪ もうすぐ夏だなぁと思って、ネイルを夏仕様にしてきましたよ。

 

 

 

では、本日の投稿に入りたいと思います。

本日は「SharePoint Online サイト 39 ~ビュー設定の小ネタ②~」についてお伝えします。

2015年3月10日の記事で、「ビュー設定の小ネタ」 について書きましたね。

本日はそのシリーズ第2弾ということで、ビュー設定で疑問に思った、以下の2つについてお伝えしていきたいと思います。

1. 列「集計値」でグループ化をする(年月日の日付を年月別でグループ化する)

2. 添付ファイルの有無で絞り込みをする

 

といっても、何をしたいのかイメージしづらいと思いますので、簡単に説明をしたいと思います。

 

 

例えば…

社内ポータルサイトにSharePoint Onlineのチームサイトを使っているとして。。「休暇申請」のリストがあるとしますね。

上記のリストを管理しているユーザー(人事部の方が多いですかね。)が、

アイテム(休暇申請)をもっと見やすくしたい!ということで、今回のビュー設定で有効的かなと思います♪

以下は、「休暇申請」のリストのイメージです。
20150526_1.png

休暇を申請するにあたって、「タイトル」と「日付」だけを入力してもらいます。

「添付ファイル」は健康診断書の有無など、必要に応じて添付するという感じですね。

 

 

 

まずはじめに列を作成します。

1. 申請項目で必要な列を作成する
・日付という列を、日付と時刻で作成する
・部署名の列を、一行テキスト(または選択肢)せ作成する
・既存列の「登録者」の列名を、申請者に変える
・タイトルはそのままのを活用する
 

2. 年月という列を、集計値で作成する
・数式に以下を入力
TEXT(日付,"yyyy/m")
※その他はデフォルトのままでOKです
20150526_2.png

 

申請者(投稿するユーザー)の申請(アイテム作成)画面には、タイトルと日付と部署名しか出てこないですよ。

以下の画面です。
20150526_3.png


ちなみに、先ほど作成した「年月」(集計値)の列ですが、

申請を保存したときだけに、年月だけを集計値として保存するようになっているんです。

 

 

 

 

 

 

次に、ビューの設定をします。

■既存ビューの「すべてのアイテム」

1. 列の左からの並び順を変える
添付ファイル/タイトル/日付/部署名/申請者名を、1/2/3/4の順にする
 20150526_4.png

 

ここからが!本番ですよ♪

 

 

 

■ビュー「年月別」

本日お伝えするビュー設定の小ネタ①ですね。

列「集計値」でグループ化をする(年月日の日付を年月別でグループ化する)

手順は以下の通りです。
1. ビューの作成をクリックする
2. 標準ビューを選択する
3. ビューの作成画面がでてくる(以下の画面)
20150526_6.png

4. ビュー名を「年月別」にする
5. グループ化で最優先する列を「年月」にし、降順にする
20150526_7.png

6. 最後にOKボタンをクリックする

ビューの並び替えについては、先ほどお伝えした、

既存ビューの「すべてのアイテム」と同じようにしていただいて良いかと思います。
 

 

これで、設定は完了です!!!

 

どんな感じでビューが表示されているか確認しましょう♪
20150526_8.png
 

年月別でまとめられていますね!

これは「○○○○年の○月」に休暇申請があったのかを知りたいという、

管理者(人事部の方など)さんには、うってつけのビューですね。

POINT!は、以下の2つですよ。
・集計値を利用した「年月」の列を作成したこと
・集計値を利用して列を使って、ビューのグループ化できるということ


ここを是非、忘れないようにしてくださいね♪


 

 

 

 

 

 

 

■ビュー「添付ファイルの有無で絞り込む」

本日お伝えするビュー設定の小ネタ②ですね。添付ファイルの有無で絞り込みをするようにする。

手順は以下の通りです。
1. ビューの作成をクリックする
2. 標準ビューを選択する
3. ビューの作成画面がでてくる
4. ビュー名を「添付の有無」にする
5. フィルターの設定を行う
・列の条件:添付ファイル<次の値に等しい<はい

20150526_9.png
6. 最後にOKボタンをクリックする


 

 

ビューをみてみましょう!

20150526_10.png 

添付ファイルが「有」のアイテム(休暇申請)のみ表示されますよ♪

申請をした方は、イクメンなんですかね。。


ということで、本日は以上になります。


 

 

 

 

 


ということで、次回からは「SharePoint Online ワークフロー」シリーズに突入しますので、よろしくお願いします♪

 


 

ではまた次回♪次回に備えて勉強します。