Office 365
SharePoint Online サイト 23 ~案件管理~
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SharePoint Online サイト 23 ~案件管理~

みなさん、こんにちは。第60回目の投稿です。
1/31の土曜日に行われた「MVP Community Camp 2015に参加して来ました。
憧れ&尊敬する方々のセッションを聞けてとても楽しかったです。今後の記事のテーマにしたいなぁと思うお話しもあり、大変勉強になりました。
また、懇親会では、たくさんのコミュニティがあるということを知ることもでき、またいろいろな方ともお話しすることができました。今後の勉強会がますます楽しみです♪

 

ではでは、本日の投稿に入りましょう。
本日は「グループ機能の補足」と「リストライブラリーの案件管理」についてお伝えします♪

 

補足①
■メールアドレスについて
・グループ機能のメールアドレス(グループ作成時に自動で割り当てられる)は、「onmicrosoft.com」のみです。
 メールアドレスは、「【グループID】@*****.onmicrosoft.com」となります。

20150204_1.png 

管理者画面から「onmicrosoft.com」の部分を独自ドメイン(例:【会社名】.co.jp)に出来るのか、試してみたのですが、出来ませんでした。

 

補足②
■メンバーについて
・グループに参加できるメンバーは、「組織内ユーザーのみ」です。
 メンバーの追加を行う際には、名前またはメールアドレスをディレクトリ検索できるので、組織外ユーザーはグループにメンバーとして追加できないようになっています。
 組織外のユーザーを追加しようとすると、以下の画面になります。

 20150204_2.png

 

前回の投稿で、グループ作成を無効にするためにPowerShellを使ってやってみます!と宣言したのですが。。
PowerShellとOffice365を接続するところで挫折しました。
あと、グループ作成を無効にしたときに、有効に戻す方法が分からないので、このチャレンジは今は一旦お休みにしようと思います♪楽しみにしていた方、すみません。。

グループ機能については以上です。

 

 

 

 

ここからは久しぶりの「リストテンプレートシリーズ」についてお伝えします。
本日は『案件管理』についてお伝えしますよ♪

20150204_3.png 

案件管理とは、案件や課題をアイテムとして登録し、保存できるリストテンプレートのことです。
リストですので、担当者や優先度別にアイテムを見ることが可能です。

 

アイテムの新規作成画面は以下の通りです。20150204_4.png

タイトル(必須項目)…案件名や課題名を入力します。
担当者…担当者名を入力します。(列がユーザーとグループですね♪)
案件の状態…アイテムの状態を次の3つより選びます。【未解決/解決済み/終了】
優先度…アイテムの優先度を次の3つより選びます。【高/標準/低】
説明…アイテムの説明を入力します。(フォントの色付け・太字などが設定できます。)
分類…カテゴリを選択します。【カテゴリ1/カテゴリ2/カテゴリ3】
関連する案件…登録したアイテムが表示されます。関連するアイテムを追加することができますよ。
コメント…コメントを入力します。(説明と同様で、フォントの色付け・太字などが設定できます。)
期限…アイテムの期限(日付と時刻)を設定できます。

 

ここでPOINT!その①(リストテンプレート「案件管理」の管理者向け)
以下の項目の選択肢は自分で設定したい!という要望があるかと思います。
・案件の状態
・優先度
・分類

設定変更の手順は以下の通りですよ。
1. リボンナビゲーションの「リストの設定」をクリックする。
2. 変更したい「列名」をクリックする。(以下の画面です。)20150204_5.png

3. 「それぞれの行に選択肢を入力してください」の欄に、既定項目の削除や追加したい項目を入力し、OKボタンをクリックします。

 

 

アイテム作成を終えたら、保存ボタンをクリックします。すると以下の画面になります。20150204_6.png

ここでPOINT!その②
案件IDという項目がありますが、これはアイテムを登録した順に割り当てられるものです。
案件ID「1」と案件ID「2」のアイテムを削除したからといって、次に作成した新しいアイテムの案件IDが「1」や「2」になることはないですよ♪

 

 

次はビューについてです。
案件管理には、既定のビューが3つ用意されています。
・すべての案件
・自分の案件
・未解決の案件

 

ビュー「すべての案件」の画面は以下の通りです。20150204_7.png

以下の項目が表示されます。
・案件ID
・タイトル
・担当者
・案件の状態
・優先度
・期限

 

ビュー「自分の案件」の画面は以下の通りです。20150204_8.png

以下の項目が表示されます。
・案件ID
・タイトル
・案件の状態
・優先度
・期限

担当者が自分になっているアイテムのみが表示されるので、「担当者」の項目は表示されないようになっていますね♪

 

 

ビュー「未解決の案件」の画面は以下の通りです。20150204_9.png

以下の項目が表示されます。
・案件ID
・タイトル
・優先度
・期限

このビューでは、「案件の状態」が未解決のアイテムのみが表示されます。

 

アイテムの詳細画面は以下の通りです。20150204_10.png

ここでPOINT!その③
項目の「コメント」ですが、コメントをした日時が表示されています。
新しいアイテム作成時に入力したコメントとは別に、アイテムの編集で入力したコメントも表示されていますよ♪
作成したアイテムに対して、担当者・担当者以外の方かたもコメントを付けたい場合があるかと思います。
そのときは、「アイテムの編集」をクリッして、コメントを追加してくださいね。

 

みんさん、リストテンプレート「案年管理」の操作手順はわかりましたか?

 

 

 

 

 

 

 

最後に。
案件管理は、どちらの使い方で使うのが正しいのでしょうか。
A:
すべての案件を一つのリスト(案件管理のリストテンプレート)で管理する
アイテムのタイトルの例)○○会社様 ABCサイト構築案件、△△会社様 123システム開発案件

B:
会社ごとにリストを作って管理する
アイテムのタイトルの例)ABC資料作成、123議事録作成
イメージとして、Backlogのような使い方ですね。
こちらは、会社ごとですので、どのぐらいの数を登録するのかがPOINTになりそうです。

 

使い方は人それぞれで、どれが正しいとかはないと思います。

「私はこんな風に活用していますよ」などありましたら、教えてくださると嬉しいです♪

 

 

ではまた次回♪次回に備えて勉強します。

■本日の教材
・マイクロソフト Office「Find help about groups in Office 365」(英語)
https://support.office.com/en-US/Article/Find-help-about-groups-in-Office-365-7a9b321f-b76a-4d53-b98b-a2b0b7946de1?ui=en-US&rs=en-US&ad=US