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SharePoint Online サイト 21 ~リンク・お知らせ~
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SharePoint Online サイト 21 ~リンク・お知らせ~

みなさん、あけましておめでとうございます♪第53回目の投稿です。
クリスマス・年末年始はゆっくりできましたか?わたしは、とてもとても楽しく過ごすことができましたよ。
今年は、もっともっとみなさんの「タメ」になる記事を書くようにがんばりますので、応援よろしくお願いします!それと!私は年女なんですよ♪メェ~。

 

 

では、本日の投稿に入りましょう。
昨年12月投稿の「リストの概要」(http://bit.ly/1yyJJ5S)で、リストテンプレートは計11個ある』 『リストテンプレートは13個ある』お伝えしましたね♪

本日は、リストテンプレートの中から、「リンク」と「お知らせ」についてお伝えします。

 5.png

 

まずは「リンク」について見ていきましょう。

20150106_2.png
リストテンプレートの「リンク」の概要は以下の通りです。
Webページのリンクをアイテムとして投稿・保存することができます。リンクをリストとして表示することができるので、整理もしやすく、保存しやすいのが特徴かなと思います。

 

実際にリンクをアイテムとして投稿しました。以下はその画面です。20150106_3.png

ピンク色…投稿・編集ができます。
オレンジ色…ビュー(既定では「すべてのリンク」)の変更ができます。
水色…投稿したアイテム(リンクのことですね♪)が表示されます。

 

ピンク色で囲った「新しいリンク」の作成画面は以下の通りです。20150106_4.png

以下を入力することができます。
・URLの入力
・URLの説明
・メモ

 

オレンジ色で囲った「ビュー」ですが、リンクのリストテンプレートは、『すべてのリンク』のビューしかないです。
もしビューを変更したいなぁと思ったら、ビューを新規作成したりなどして、ご自身でカスタマイズしてくださいね♪20150106_5.png

ビューの変更は、すべてのリンクの右横にある「…」をクリックしてできますよ。

 

水色の枠で囲ったアイテム(リンク)ですが、「新しいリンク」の作成画面で入力した、『説明』がタイトルとして表示されます。
リンクのタイトルをクリックすると、『URL』で入力したリンク先へ遷移します。(試してみたのですが、別タブではなく、同一タブで開くようです。)
メモは、『メモ』で入力した全文が表示されますよ。

もう一回、新しいリンクを作成してみました♪20150106_6.png

リストテンプレートの「リンク」はとてもシンプルですね♪

 

 

 


次は、リストテンプレートの「お知らせ」についてです!

リストテンプレートの「お知らせ」の概要は以下の通りです。お知らせは、連絡やニュースを投稿・保存するためのリストです。20150106_7.png

お知らせを投稿しました。以下は、その画面です。20150106_8.png

ピンク色…お知らせの投稿・編集ができます。
オレンジ色…ビュー(既定では「すべてのアイテム」)の変更ができます。
水色…投稿したアイテム(ここでは「お知らせ」ですね♪)が表示されます。

 

ピンク色で囲った「新しいお知らせ」の作成画面は以下の通りです。20150106_9.png

以下を入力することができますよ。
・タイトル​
・本文
・有効期限

 

オレンジ色で囲った「ビュー」ですが、お知らせも先ほどご説明したリンクと同様に、ビューは『すべてのアイテム』しかありません。
もし、ビューの変更などをされたいなと思ったときは、ご自身でカスタマイズしてくださいね♪


水色で囲った「アイテム」(お知らせ)ですが、「新しいお知らせ」の作成画面で入力した、『タイトル』のみが表示されます。(更新日時も表示されますが、これは自動で表示されているものです。)
入力した『本文』と『有効期限』は、タイトルをクリックすると表示されますよ。以下の画面ですね。20150106_10.png

ちなみに!
私ずっと勝手な誤解をしてたのですが。。例えば、有効期限を1/31に設定します。2/1になると、そのお知らせ(アイテム)は有効期限を過ぎるので、お知らせ(アイテム)は削除されるものだと思っていました。
有効期限は、お知らせ(アイテム)の削除が自動的にされるということではなく、あくまでも有効期限の日付を表示するということのようです。

 

 

 

ここからは、POINT!です。
お知らせリストに、通知/ワークフロー設定をして便利に使うこともできますよ♪20150106_11.png

通知をクリックすると、以下の画面がでてきます。
お知らせリストのトップページのリボンナビゲーションの「通知」またはアイテムのリボンナビゲーションの「通知」、どちらかでも設定できます。20150106_12.png

そもそも通知とは、お知らせ(アイテム)の変更があったとき、期限付きのお知らせが追加されたときなど、通知を受けたいときに利用する機能のことですよ。
設定は、お知らせ(アイテム)個別にするのではなく、リスト(お知らせリスト)全体に設定します。
お知らせが追加されたらすぐに知りたい!自分が投稿したお知らせが編集されたらすぐに知りたい!など、毎日お知らせ(リスト)をチェックできないユーザーさんは利用されると便利かもしれないです。

 

 

 

アイテムの「ワークフロー」をクリックすると、以下の画面がでてきます。
そもそも、ワークフローとは、作業しやすいようにする仕組み(=流れ)のことです。2014年9月の記事でお伝えしましたね♪ http://bit.ly/1DdKF3X
投稿内容の承認を上司から得たい、破棄の承認を得たい、ログを残したい、などといった場合に使うととても便利かなと思います。20150106_13.png

お知らせ(アイテム)に対して、ワークフローを開始することができます。
この機能を利用するためには、まずはワークフローの設定をしなければなりません。お知らせのトップページに戻り、リボンナビゲーションの「ワークフロー設定」をクリックしてくださいね♪

20150106_14.png 

 

ここからはご参考程度に。
投稿内容の承認を上司から得たい場合を例にして、ワークフローを作ってみました。手順は以下の通りです。
1.リストのリボンナビゲーションの「ワークフロー設定」をクリックします。
2.ワークフローの種類を「お知らせ」にし、「ワークフローの追加」をクリックします。20150106_15.png

3.テンプレートを「承認」にし、項目に沿って情報を入力します。その際に、開始オプション「新しいアイテムが作成されると、このワークフローが開始されます。」にチェックを入れると、アイテムを新規作成するたびにワークフローが開始されるので、便利かなと思います。最後に、「次へ」ボタンをクリックします。20150106_16.png

4.承認者などの情報を項目に沿って入力し、「保存」ボタンをクリックします。20150106_17.png

お知らせリストのトップページにはこんな風に表示されますよ♪20150106_18.png

 

通知とワークフローは、ちなみになPONIT!ですので、もし使ってみたいなと思ったら使ってみてくださいね♪

 


本日の投稿はここまで!
今週木曜日の投稿で、他のリストテンプレートについてお伝えしますね。しばらくはリストテンプレートのお話しが続きそうです♪

ではまた次回♪次回に備えて勉強します。

 

 

 

本年もよろしくお願いします♡

 

 ※ 2015年2月10日(火)リストテンプレートの合計数について訂正いたしました。