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SharePoint Online サイト ⑳ ~情報管理ポリシーの設定~
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SharePoint Online サイト ⑳ ~情報管理ポリシーの設定~

みなさん、こんにちは♪
なんと!本日の投稿は記念すべき第50回目の投稿です♪ここまでこれたのもみなさんのおかげです。
先日の土曜日にJapan SharePoint Groupの勉強会に参加し、「パブリックWebサイト」についてLT登壇をしてきました。
資料をSlideShareにアップしましたので、ご覧くださいね♪(http://slidesha.re/1wbFnCo

 

では本日の投稿に入りましょう。
前々回と前回(http://bit.ly/1zJnRnP) (http://bit.ly/1x5pv5K)の投稿で、「リストの設定」についてお伝えしました。
本日はその補足として、『情報管理ポリシーの設定』についてお伝えします。

 

情報管理ポリシーとは、コンテンツタイプ(或いはライブラリとフォルダー)ごとに、動作や機能に関するポリシー(ルール)を設定することできる機能のことです。
そもそもコンテンツタイプとは、特定の種類のコンテンツの共有の動作を行うグループのことで、情報管理ポリシーの設定で指すコンテンツタイプとは、アイテム、フォルダーのことです。もう少し分かりやすく言うと、情報管理ポリシーとは、アイテム、フォルダーごとに、それぞれのポリシー(ルール)を設定できるということなのです。

では、具体的なポリシーとは何なのでしょうか。以下にポリシーの例を挙げてみました。
・保持
・監査
・バーコード
・ラベル

 

上記の説明は、操作手順と一緒にみていきましょう!

情報管理ポリシーの設定方法について♪

① リボンナビゲーションのリストの設定をクリックします。20141216_1.png
② 「権限と管理」の「情報管理ポリシーの設定」をクリックします。20141216_2.png

③ 情報管理ポリシーの設定画面に遷移します。20141216_3.png一番はじめの画面です。まだ何も設定しないので、ピンク色のところが「なし」となっています。
はじめの画面からクリックできるところは「3つ」です。
・ポリシーソースの変更
・アイテム
・フォルダー
オレンジ色のポリシーソースの変更をクリックすると、緑色部分のポリシーのソースの決めることができます。既定では、アイテム、フォルダーになっていますよ♪
緑色のアイテム、フォルダーをクリックすると、各設定画面へ遷移します。

 

④ オレンジ色の「ポリシーソースの変更」をクリックすると、ポリシーソースの変更画面に遷移します。
コンテンツタイプ(アイテム/フォルダー)、ライブラリとフォルダー、のどちらかから選択できます。
本日は、既定の「コンテンツタイプ」の設定・編集の画面をお伝えしますね♪20141216_4.png

⑤ 緑色部分の「アイテム」をクリックすると、アイテムのポリシー編集画面に遷移します。
設定・編集できる項目は以下の通りです。
・名前と管理上の説明
・ポリシーステートメント
・保持
・監査
・バーコード
・ラベル

20141216_5.png 

 

名前と管理上の説明

名前と管理上の説明ができます。ここは、何か説明をつけたいなと思ったら、つけてくださいね♪
リストの管理者がポリシーを設定するときに表示される項目ですので、一般のユーザーには特に関係ないところです。20141216_6.png

 

ポリシーステートメント

一般ユーザーに対して、ポリシーの説明などを表示したい場合は、こちらに説明書きや注意点などを記入してください。
どんな風に表示されるのか気になったので、試してみたのですが、設定が反映されないようです。。ちょっと再チャレンジしますね♪20141216_7.png

 

・保持

20141216_8.png 

持とは、コンテンツ(アイテムやフォルダー)の削除および破棄のスケジュールを設定することができます。とても簡単に言うと、有効期限を設定するということです。
アイテムは、もともと有効期限がない設定になっているので、有効期限をつけたい場合は設定してあげなくてはいけません。
それにしても、なんで保持っていう名前なんでしょう。なんだか名前と内容が合ってない気がしてピン!と来ないです。。

保持を有効にするにチェックを入れると、保持の管理方法の指定が表示されます。
アイテムの有効期限などを設定してくださいね。以下はその設定画面です。処理としては、ごみ箱に移動、ワークフローの開始など「8つ」から選ぶことができます。
もしかしたら、ステージという言葉づかいが難しいと感じるかもしれないですが、そこは気にしないでOKです。20141216_9.png

実際に、ごみ箱に移動で設定してみたのですが、設定が反映されませんでした。。どうすればよいのか調べてみます。

 

 

・監査

20141216_10.png
監査とは、監査するイベントを指定することができるということです。
監査するイベント!?難しいですよね。。分かりやすく言うと、以下のイベントに対して、ログを記録することできますということです。
・アイテムの編集
・アイテムのチェックインまたはチェックアウト
・サイト内の別の場所へのアイテムの移動またはコピー
・アイテムの削除または復元
アイテムがどういう風に扱われているかということを、監査するということですね

 

 

・バーコード

20141216_11.png
バーコードとは、その名の通り(?) バーコードをアイテムに割り当てることができます。
保存および印刷前にアイテムにバーコードを挿入するか確認することもできます。
バーコードはアイテムごとに異なりますので、バーコードには各アイテムの情報が入っているのだと思いますが、詳しいことはまだ調べ中です。

 

 

・ラベル

20141216_12.png
ラベルとは、ドキュメント(或いはアイテム)にラベルを追加して印刷するときに重要な情報を含むことができる機能のことです。
ラベルがどんなものなのかと言いますと、こんな感じです♪
例1:プロジェクト {プロジェクト名}\n 管理者: {プロジェクト管理者}
例2:社外秘 -- 2014/12/15

ラベルの書式に、例として書いてあるようなラベルを入力します。
フォントなども決めることができますよ♪

 

バーコードとラベルは実際にイメージがわきづらいかと思うので、実際に設定してみました!20141216_13.png

アイテムを投稿すると、バーコードをラベルが表示されるようになります。


みなさん、情報管理ポリシーの設定について少しずつ分かってきましたか?

 

次は、フォルダーの設定についてです。


フォルダーのポリシー編集画面
アイテムと同じで、設定・編集できる項目は以下の通りです。
・名前と管理上の説明
・ポリシーステートメント
・保持
・監査
・バーコード
・ラベル

20141216_14.png 

詳しい項目の説明については、アイテムと同じですので、割愛しますね♪

 

 


フォルダーにバーコードとラベルを設定するとどうなるのか、気になったのでやってみました。20141216_15.png

ちなみにリストでフォルダー作成をするには、リスト設定の「詳細設定」から行って​くださいね♪

 

 

設定を終えると、以下の画面のピンク色のところがカスタムポリシーとなります。20141216_16.png


ではまた次回♪次回に備えて勉強します。

 

 

 

 

■本日の教材
・TechNet「情報管理ポリシーの設定 (Office SharePoint Server)」
http://technet.microsoft.com/ja-jp/library/cc824908(v=Office.12).aspx
・マイクロソフトOffice「ポリシー機能(SharePoint Server 2010)」
http://msdn.microsoft.com/ja-jp/library/office/ms562357(v=office.14).aspx

 

 

 

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