Office 365
SharePoint Online サイト ⑨ ~ドキュメントライブラリ~
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SharePoint Online サイト ⑨ ~ドキュメントライブラリ~

みなさん、こんにちは。第38回目の投稿です。
明日はHappy Halloween!ですね。
みなさん、仮装はされますか?どんな仮装にしようか悩んでしまいます。ドラキュラかな、魔女かな、ナースかな。。

 

て、本日の投稿に入りましょう。
前回は、コンテンツ領域の説明として、「ライブラリ、リスト、Webパーツの概要」についてお伝えしました。(http://bit.ly/1v9y9de

前回にお伝えした通り、本日から数回にわたり「ライブラリ」について掘り下げていきたいなと思います。
ライブラリと言ったら・・・ドキュメントライブラリを思い浮かべる方が多いのではないでしょうか。
本日は『ドキュメントライブラリ』について、お伝えしますね♪

 

ドキュメントライブラリを簡単に言うと、様々なファイル(PowerPoint、Excel、Word、PDF、写真…)を格納するためのライブラリのことです。
様々な用途に合わせて使うこともできるので、ライブラリの中で一番使いやすいものかなと思います。

右上の歯車にある「アプリの追加」をクリックすると…20141030_1.png

注目アプリとして一番にドキュメントライブラリが表示さていますね♪

 

前回の投稿でもお伝えしましたが、サイドリンクバーにある「ドキュメント」はドキュメントライブラリのことなんですよ♪20141030_2.pngそう考えると、ドキュメントライブラリは知らぬ間によく使っているアプリなんですね!

 

 

ではでは、ここからはドキュメントライブラリの具体的な機能についてお伝えしていきたいと思います。
以下は、アプリ追加した際の既定画面です。20141030_3.png

薄ピンク色…ビュー(すべてのドキュメントを見る)の選択ができます。
オレンジ色…ライブラリ内のファイルの全文検索ができます。
緑色…列と言います。タイトル(名前)/更新日時/更新者が表示されます。

 

 

では次に、アップロード(保存)方法について見ていきたいと思います。
既に作成されているドキュメントをアッロードする場合は、以下の3つの方法があります。(私はドラッグをよく使いますよ!)20141030_4.png

方法① リボンナビの「ドキュメントのアップロード」をクリックします。
方法② 新しいドキュメントの横にある「アップロード」をクリックします。
上記の2つは以下の画面が出てくるので、ファイルを選択して、OKボタンを押します。20141030_5.png

方法③ ドキュメントをドラッグします。
複数のファイルをアップロードしたい場合にとても適したアップロード方法ですね。とても便利です♪
ちなみに、ドラッグでアップロードすると、タイトルの降順関係なく、アップロードした順にファイルが表示されますよ。

ドキュメントをアップロードしてみました♪20141030_6.png

 

新しくドキュメントを作成する場合は、以下の2つの方法があります。20141030_7.png

方法① リボンナビの「新しいドキュメント」をクリックします。方法①だと自動的にWordファイルの作成のみになってしまうので、方法②がおススメかもしれないです。
方法② 「+新しいドキュメント」をクリックします。上記の画像にあるように、Word、Excel、PowerPointなどなど、様々なファイルからお好きなファイル形式を一つ選択します。
Excelを選択してみました。すると、以下の画面のように、Excel Onlineが表示されます。ファイルがオンライン上で作成・編集できるんですよ。Office365とても便利ですね♡20141030_8.png

そのまま「戻る」ボタンをクリックすると、「Book」という(タイトルなし)状態で保存されます。20141030_9.png名前を付けたい場合は、「戻る」を押さずに、「名前を付けて保存」をクリックしてくださいね。

 

 

POINT!として、ドキュメント(アイテム)への権限付与についてお伝えします。
ドキュメントライブラリにアップロードしたドキュメント(アイテム)に、アクセス権を付与することが可能なんですよ♪
手順は以下の通りです。
① アクセス権の設定をしたいドキュメント(アイテム)の編集ボタンから「共有」をクリックします。20141030_10.png

② 以下の画面が出てきますので、ユーザーの招待から、ドキュメント(アイテム)のアクセス権を付与したいユーザーを選び、「編集可能」または「表示可能」のどちらかを選びます。

20141030_11.png 

集可能でユーザーを招待した場合は、ドキュメント(アイテム)の編集が可能になります。
表示可能でユーザーを招待した場合は、ドキュメント(アイテム)の表示のみが可能になります。

共有相手は、現在のドキュメント(アイテム)を見ることができるユーザーが表示されています。

オプションの表示は、メールで共有の招待状を送るか否かを選択できます。既定ではチェックボックスが付いていますよ♪

 

 

 

ドキュメントライブラリは、とてもよく使うアプリの一つですよね。資料の共有をしたり、資料の置き場所に使ったりなどなど。
ドラッグできるとこが便利で魅力的でもありますね。
こんな風にドキュメントライブラリを使っているなど、活用方法や裏技などを教えて頂けると嬉しいです♪

 

ではまた次回♪次回に備えて勉強します。

 

 

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