Office 365
ワークフローの設定方法④(最終回)
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ワークフローの設定方法④(最終回)

みなさん、こんにちは。第26回目の投稿です。

先週金曜日に、Microsoft Partner Conference に出席してきました。

セッションでIoTを使い温度を計るデモが行われていたのですが、会場の冷房がききすぎていたみたいで、なかなか温度が計れず。。。

IoTはモノのモノとを結ぶことができるんですね♪勉強になりました。

コンファレンス後のパーティでは、マイクロソフトの樋口社長と名刺交換&写真を一緒に撮らせていただきました。

Microsoft Partner Conference とても楽しかったです。

 

 


ではでは、本日の投稿に行きましょう。

本日は「ワークフローを設定するシリーズ」の最終回です。

「SharePoint Designer 2013 でワークフローを作成する方法」についてお伝えします。

SharePoint Designer 2013 については先週の投稿をご覧ください。 http://bit.ly/1qfGUnL

 

 

ワークフローとお家を連携させる。

① SharePoint Designer 2013 を立ち上げます。

② 赤線左部分の「サイトを開く」をクリックします。

20140909_1.png 

 

③ 「ワークフローを設定する①」(http://bit.ly/1C5tnUJ)で作ったサイト(=お家)のURLをコピーして、

貼り付け、開くをクリックします。

20140909_2.png
ここでPOINTです!

サイト(=お家)のURLをコピーする際に、全部をコピーするのではありません。赤くなっているところまでをコピーします。

https://[domainname].sharepoint.com/[sitename]/_layouts/15/start.aspx#/SitePages/%E3%83%9B%E3%83%BC%E3%83%A1.aspx

これで、ワークフローをサイト(=お家)に入れる作業が完了しました。

 

 


ワークフローを作る。

④ サイト(=お家)への、このような画面が出てきます。

20140909_16_1.png 

⑤ 左ナビの「リストとライブラリ」をクリックし、ワークフローを設定したい「リスト名」をクリックします。

⑥ このような画面が出てくるので、「ワークフロー」の「新規作成」をクリックします。

20140909_14_1.png 


⑦ ワークフローの名前を入力します。(※名前は特にこだわることはないと思います。私は、リストの名前と同じにしましたよ♪)

  プラットフォームの種類は「SharePoint 2010 ワークフロー」にします。

20140909_5.png 

 

⑧ ワークフローの設定画面が表示されます。(ここからが本番かもしれません。)

20140909_6.png 

使う部分は、赤枠内にある「アクション」です!

今回のワークフローは、簡単なワークフローなので、「条件」「ステップ」は使いませんでした。

「条件」、「アクション」、「ステップ」の種類や組み合わせ等の説明については、もう少し先の投稿でお伝えしますね。

 

 

⑨ 「アクション」をクリックし、タスクアクションの「承認処理を開始する」をクリックします。

選択後、アクションがこのように表示されます。青下線部分の「複数のユーザー」をクリックします。

20140909_7.png 

⑩ タスク処理参加者を設定する画面が出てきます。

「順次(1つずつ)」になっていることを確認し、「アドレス帳のアイコン」をクリックします。

20140909_8.png 

 

⑪ 承認をしてほしいユーザーを選択します。

ちょっとややこしいんですが、赤枠部分の「既存のユーザーおよびグループ…」から選択して下さい。

20140909_9.png 

SharePointサイトに登録されている個人/グループ…は、アドレス帳に載っているユーザーを検索できます。

ユーザーのワークフロー参照は、カスタムリストで列の作成をした際に「ユーザーとグループ」の列で作成をした項目を参照できます。

 

ここでPOINTです!

承認の順番ってありますよね。承認をしてほしい順にユーザーを追加していきます。

私の場合は、①申請者の責任者(申請者が所属する部の部長)⇒ ②Office365管理者(私)の順にしたので、ユーザーのワークフロー参照をクリックし、プルダウンになっている「ソースのフィールド」から「責任者」(これは、カスタムリストの列の作成で自分で作るんですよ!)を選択しました。

20140909_10.png 

次に、SharePointサイトに登録されている個人を選択し、自分のアドレスを選択しました。すると、「順次(1つずつ)」の設定になっているので、自動的に ① ⇒ ② に承認ワークフローが実行されます。

 


⑫ ユーザーの選択後、メール文を入力します。

メール文の入力については自由です。してもしなくてもどちらでも構いません。

20140909_11.png 

もしメール文に、申請者の氏名や、MLの表示名などを入れたかったら、「参照の追加または変更」をクリックします。

すると「文字列の参照」画面が出てくるので、「ソースのフィールド」からメール文に掲載したい項目を選択すると、

申請者が入力した項目がメール文に自動で表示されますよ。

 

⑬ 最後に必ず「発行」をクリックしてくださいね!

 20140909_15_1.png

 

 

最後に少し設定をします。

⑭ ワークフローを作成し発行をすると、左ナビの「リストのワークフロー」に作成したワークフローが表示されます。

開始オプションの「自動的に開始する」の2つにチェックをいれます。

20140909_12.png 

ここも最後に、「発行」をクリックしてくださいね!

  


ワークフローの設定は以上になります。
思ってるより難しくない作業ですね♪

最後に、まとめのノートです。

20140909_1.jpg 

 

ワークフローを設定してみて、カスタムリストの「列の作成」はとても重要であることが分かりました。

上記のノートにも記してありますが、カスタムリストの型とワークフローは連携出来るので、

どのような列をカスタムリストで作成するのかをよく考えてから作成すると、ワークフローの設定もし易くなりますよ♪

 

ではまた次回♪次回に備えて勉強します。

 

 

Microsoft® Most Valuable Professional
2016.01 Office Servers and Services