Office 365
ユーザーアカウントの管理①~『私のOffice365管理』~
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ユーザーアカウントの管理①~『私のOffice365管理』~

みなさん、こんにちは。第16回目の投稿です。

もうすぐ8月ですね♪ 

昨年の今頃は大学生でしたので、海に、花火に、BBQに!いろいろ遊んでいました。懐かしいですね。

 

さて、本日はユーザーアカウントの管理①」~『私のOffice365管理』~についてです。

前回の投稿で、社内のOffice365管理方法を一新しました!とお伝えしましたね。

 

では、今まではどのような管理方法だったのでしょうか。

本日の投稿「ユーザーアカウントの管理①」では、

アカウント新規作成の際の社内のルールについて Before/After 形式でお伝えしていきます!

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まず、番初めに全体的なルールとして、

正社員と非正社員(派遣、インターン、外注先、お客様)で分ける!

Office365管理者権限(全体管理者)はA部署の正社員にしか付与しない!ということを決めました。

 


次に、ユーザーアカウント管理をしていく中で、どのようにアカウントを新規作成するのか、を考えました。

以下の手順が考えれるかと思います。

1、Office365管理者(全体管理者)にアカウント新規作成を依頼する。

2、Office365管理者(全体管理者)は、アカウント新規作成をする。

この手順から、申請者とOffice365管理者の二人がいることが分かります。

 

・申請者はどんな人が良いのか?

・アカント新規作成と行うときどのような情報が必要なのか?

・どのような情報を入力し申請を行うのか?

・どうやって申請を行うのか?

上記4つのことを更に掘り下げていかなくてはなりません。

 

 


Before

では、今まではどのように新規作成を行っていたのでしょうか。

1、申請者(誰でも可)は、Office365管理者(全体管理者)にメールで、

     アカウント新規作成を依頼する。

2、Office365管理者(全体管理者)は、アカウントを新規作成する。

 

表示名のルール、エイリアスのルール、管理者権限付与のルールなどを決めていなかったので、

表示名に統一感がなく、アカウントの管理がしづらい状況になってしまいました。

 

 


After

アカウントの管理をしやすいように「新ルール」をつくりました。

・申請者は雇用形態問わず、誰でも可

申請はSharePointのサイトtから行うこと(ワークフローで承認、却下の仕組みに!)

・申請者は申請を行う際に、

 表示名(アルファベットで統一)、

 エイリアス(正社員/非正社員で、表示を変える)

 部署名、雇用形態、ライセンスの付与、申請者氏名

を記入してもらうようにします。

 

 


全体的なルールとして、正社員/非正社員に分けることで、
ライセンスの割り当ても正社員なら全て割り当て、非正社員の方なら必要に応じて割り当てる、ということができます。

 

セキュリティなどを考慮した上でも、雇用形態に分けることで、今後のOffice365管理がしやすくなるかと思います。

 


今回は「アカウントの新規作成」についてお伝えしました。


サイトの設定の仕方、ワークフローの設定の仕方については次回以降の投稿でお伝えしていきますね♪

 

 

ではまた次回♪次回に備えて勉強します。
 

 

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