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SharePoint Online サイト 47 ~ドキュメントライブラリの注意点!~

みなさん、こんにちは。第111回目の投稿です。

最近、涼しくなってきて本格的に秋の季節になりましたね。

秋と言えば…食欲の秋ですね!おいしいものたくさん食べたいなぁ♪

 

では、本日の投稿に入りましょう。

本日は「SharePoint Online サイト 47 ~ドキュメントライブラリの注意点!~ 」について、お伝えします。

 

ドキュメントライブラリを使われるお客様はとても多いので、

よくドキュメントライブラリについていろいろ相談を受けることがあります。

みなさんにも、楽しくSharePoint&Office365を使っていただくためにも、

ドキュメントライブラリの注意点!として、お客様からお伺いした相談や質問をみなさんと共有したいと思います。

 

本日お伝えする注意点は、ぜんぶで「4つ」あります。

1)ローカルのフォルダとドキュメントライブラリを同期させたくない!どうしたらいいのだろう?

2)アップロードしたドキュメントが見れない!なんでだろう?

3)列の必須項目を設定しておくと便利なので知っておこう

4)フォルダの共有はちょっとだけPOINTがあるので、気をつけよう!

 

 

 

 

1)ローカルのフォルダとドキュメントライブラリを同期させたくない!どうしたらいいのだろう?

ドキュメントライブラリの画面に「同期ボタン」が付いていますよね。

20151009_1.png 


この同期ボタンをクリックしてしまうと、SharePoint上にあるドキュメントライブラリと

自分のPC上のフォルダ/ファイルが同期されてしまいます。

とても便利な機能ではありますが、同期してしまうと、

知らぬ間にドキュメントが上書き保存されていたりなどなど、リスキーな状況が生まれることが考えられます。

 

それを防ぐ方法として、同期ボタンを無効にする設定ができます。

あらかじめ同期ボタンを無効にしておけば、

安心してドキュメントライブラリをたくさんのユーザーに使ってもらうことができますね。

 

同期ボタンを無効にする方法は、2015年3月31日の記事をご覧ください。

「SharePoint Online サイト 37 ~ドキュメントライブラリの同期を無効にする~」

https://office365blog-public.sharepoint.com/Lists/Posts/Post.aspx?ID=80

 

 

 

 

 

2)アップロードしたドキュメントが見れない!なんでだろう?

アップロードしたドキュメントが他の人からは見れない!え!どうしてだろう!!

という場面を経験された方もいらっしゃるかもしれません。

んなときは、焦らずにアップロードしたドキュメントがチェックインされているかを確認すると良いですよ♪

 

この現象ですが、ドキュメントをアップロードした1番最初の段階でチェックアウトになっていると、

ドキュメントが公開されていなく見ることができない、ということになります。

この現象は、列の必須項目を「はい」にしていると、起こる現象ですよ。

 

ちょっと分かりにくいかもしれませんので、実際に画面を見ていきたいと思います。

Step1: 列を作成して必須項目を「はい」にする

以下のように列を作成します。POINT!なのですが、既定値を空白にしてくださいね。

列名:カテゴリ、種類:選択肢、必須にする:はい、既定値:空白

20151009_2.png 

 

Step2:ドキュメントをドラッグ&ドロップでアップロードする

Step3:アップロードしたドキュメントがチェックアウトになる

 

必須項目にした「カテゴリ」列が設定されていない(=空白)状態ですので、

ドキュメントがチェックイン扱いならず、公開されていないということになります。

20151009_3.png 

 

 

 

 

3)列の必須項目を設定しておくと便利なので知っておこう

2)でお伝えした通り、列の型が選択肢の場合は既定値を空白にして、必須項目を「はい」にしておくと、

(本来はファイルの情報をユーザーにきちんと入力させるためですが)

ドラッグ&ドロップしたドキュメントのチェックイン状態(=公開)を防ぐことができます。

 

アップロードしたドキュメントを最終チェックしたい場合などに、とても有効な使い方ですよ。

ただし、2)のようなドキュメントが見れない!ことがあるので、ユーザーの方に理解してもらうことが大切です。

 

 

 

 

 

4)フォルダの共有はちょっとだけPOINTがあるので、気をつけよう!

ライブラリに権限を付けるときは、以下の3つの単位で権限を付けることができます。

A)ライブラリ全体

B)作成したフォルダとその中身

C)ドキュメント単位

 

B)作成したフォルダとその中身 の場合は、少しだけPOINT!がありますよ。

サイトの設定>サイトコレクションの機能>制限付きアクセスのロックダウン モード機能

「非アクティブ化」にしないと、フォルダとその中身を共有することができません。

20151009_4.png 

 

 

 

 

ドキュメントライブラリはよく使われるライブラリですので、みなさんのお役に立てれば嬉しいです。

 

 

では、また次回♪次回に備えて勉強します。

 

 

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