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SharePoint Online サイト 45 ~外部ユーザーをサイトに招待する~

みなさん、こんにちは。第108回目の投稿です。

もうすぐシルバーウィークですね♪みなさんはどこか旅行に行かれたりするのですか?

 

では、本日の投稿に入りましょう。

本日は「SharePoint Online サイト 45 ~外部ユーザーを招待する~」についてお伝えします。

 

この間、サイトにお客様を招待しようとなり、外部ユーザーの招待を行いました!

意外と(?)外部ユーザーをサイトに招待するってやってことなくて、いい勉強になりましたので、

みなさんと共有したいと思います。

 

 

アジェンダは以下の通りです。

1. 外部ユーザーの招待とは何か?

2. サイトに外部ユーザーを招待する方法

 

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1. 外部ユーザーの招待とは何か?

サイトに外部ユーザーを招待(共有と言った方が分かりやすいですかね。。)すると、

サイトの閲覧や編集を外部ユーザーの方にもしてもらうことができます。


 
外部ユーザーとは、Office365テナント外の

(=同じドメイン名のOffice365ユーザーではない)ユーザーを指します。

ですので、googleアカウントやYahoo!アカウントのユーザーにもこのサイトを共有したなぁと思ったら、

外部ユーザーとしてサイトに招待してあげてください。
 


ちなみに、外部ユーザーには2種類ありますよ。

A)Office365を使っている外部ユーザー

B)Office365を使っていない外部ユーザー

 

Aは、会社やご自身でOffice365を契約していて、Office365アカウントを持っているユーザーのことです。

Office365アカウントは持っているけど、

サイトの招待をしてくれるユーザーのOffice365テナントのユーザーではないので、

外部ユーザーとして認識されます。

 

Bは、Office365を持っていないので、Office365以外のアカウントでサイトに招待するユーザーのことです。

 

 

外部ユーザーには種類があるということを覚えておくと、

この後お伝えする手順も、分かりやすくなると思いますので、ぜひ覚えておいてくださいね。

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2. サイトに外部ユーザーを招待する方法

POINT!がありますよ。

*外部ユーザーはMicrosoftアカウントを取得していること

Office365を持っていない外部ユーザーは招待されたサイトにサインインすることになりますので、

Microsoftアカウントが必要になります。

詳しくは次でお伝えする手順の中で見ていきましょう!

 

 

手順は以下の通りです。

※私がこの間、お客様をサイトに外部ユーザーとして招待したときに実践した手順ですので、

これがイイ!とは限りませんが、みなさんの参考になりましたら嬉しいです♪

 

 

Step1:外部ユーザーを許可する or しない の設定をする

① サイトコレクションの管理者画面に行きます。以下の画面です。

20150917_1.png 

 

② 外部ユーザーを招待するサイトのサイトコレクションにチェックを入れます。

③ 上部にある「共有」のアイコンをクリックします。

④ すると、以下の画面が出てきますので、上から2つ目の「共有への招待を承諾する外部ユーザーを許可し、

認証済みユーザーとしてサインインする」にチェックを入れます。

20150917_2.png 


⑤ 最後に保存ボタンをクリックします。


保存ボタンをクリック後は、サイトコレクションの更新が始まります。

3分前後お時間が掛かりますが、お待ちくださいね。


 

ここでPOINT!

お気づきになった方もいらっしゃるかと思いますが、外部ユーザーの招待を行うために、

テナントの管理者の権限を持っていなくてはなりません。

また、1つのサイトコレクション全体に外部ユーザーを招待することを許可してしまうので、

外部ユーザーの招待を許可したくないサイトがある場合は、注意してください!

 

 

 

 

 

Step2:外部ユーザーが使うMicrosoftアカウントを作成する

Microsoftアカウントを持っていないお客様でしたので、Microsoftアカウントをお客様用に作成いたしました。

①以下のサイトからMicrosoftアカウントを作成します。

http://www.microsoft.com/ja-jp/msaccount/default.aspx

 

ユーザー名の欄は、新しいメールアドレス(outlook.jpなど)を作成すると、良いかなと思います。

20150917_3.png 

 

 

 

 

 

 

Step3:外部ユーザーをサイトに招待する

①スイートバーの下にある「共有」をクリックします。

20150917_4.png 


 

②以下の画面が出てきますので、Step2の作成したMicrosoftアカウント

(本来なら、招待したい外部ユーザーのメールアドレスでOKです!)を入力します。

20150917_5.png 


③右側になるドロップダウンから、外部ユーザーの権限を選びます。

・所有者

・編集可能

・表示可能

 

④最後に共有ボタンをクリックします。

 

⑤外部ユーザーの招待を終えると、画面の右上に以下のポップアップ(?)が出てきますよ。

20150917_6.png 

 

 

これで手順は完了になります。

 

 

 

本日お伝えした手順で、MicrosoftアカウントのIDでサイトにアクセスできるようになりますので、

「外部ユーザーを招待したいけど権限などに不安があり、社内で一度テスト(確認)してから外部ユーザーを招待したい!」

というときに、とても有効なやり方だと思います。

 

 

 

 

では、また次回♪次回に備えて勉強します。

 


 

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