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SharePoint Online サイト 42 ~チェックアウトとチェックイン~

みなさん、こんにちは。第101回目の投稿です。

先週は夏休みの方が多かったかなと思います。

私はお仕事していましたよ。(-_-)/~~~ピシー!ピシー!

 

 

では、本日の投稿に入りましょう。

本日は「SharePoint Online サイト 42 ~チェックアウトとチェックイン~」についてお伝えします。

20150817_1.png 

アジェンダは以下の通りです。

1. チェックアウトとチェックインはどこで使うのか?

2. チェックアウトとは何か?

3. チェックアウトの破棄とは何か?

4. チェックインとは何か?

5. チェックアウトの破棄とチェックインは違いは何か?

 

 

 

 

1.チェックアウトとチェックインはどこで使うのか?

SharePointを使っていると、チェックアウト/チェックインという言葉を聞くことがあるかと思います。

チェックアウト/チェックインは、「ライブラリでアップデートしたドキュメント(ファイル)」に対して使いますよ。

20150817_2.png 

チェックアウト/チェックインと行うことで、自分が編集中のドキュメントを、ほかのユーザーが変更できないように制限できます。

 

 

 

 

 

2. チェックアウトとは何か?

少し分かりにくいと思うので、ここからは「チェックインアウトとは何か?」について見ていきましょう。

 

チェックアウトを使うシチュエーションとしては以下の通りです。

*ライブラリにアップロードしたドキュメント(ファイル)を、編集・変更されたくない!場合

 

チェックアウトを行うことで、他ユーザーによるドキュメントの編集を防ぐことができるということなんですね。

言い換えると、チェックアウトを行った原則本人のみしか編集できないということなんです。

※フルコントロールやサイトコレクション管理者といった強い権限を持っているユーザーはチェックアウトなどの操作ができてしまいます。

 

資料などをライブラリ上で共有すると、間違えて上書き保存する場合が考えられます。

そういったことを防ぐためにも、チェックアウト機能をONにするとSharePointを有効活用できるのではないかなと思います。

 

 

 

チェックアウトを行う方法はぜんぶで2つあります。

1)ドキュメントにチェックを入れて、リボンナビゲーションにある「チェックアウト」をクリックする。

20150817_3.png 

 

2)ドキュメントの「…」ボタンをクリックし、詳細にある「チェックアウト」をクリックする。

20150817_4.png 

 

 

 

チェックアウトを必須にする設定は、以下の通りです。

*ライブラリの設定にあるバージョン設定から、「チェックアウトを必須にする」を設定する。

上記は、ライブラリの設定になりますので、ユーザーがアップロードする全ドキュメントが対象となります。

20150817_5.png 

チェックアウトを行うと、ドキュメントアイコンに緑色の矢印マークがつきますよ。

20150817_6.png 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. チェックアウトの破棄とは何か?

ONにしたチェックアウトは「チェックアウトの破棄」という形で、チェックアウトを解除することができます。

チェックアウトの破棄ができるユーザーは、原則本人のみです。

調べてみて分かったのですが、強い権限を持っているユーザーもチェックアウトの破棄を行うことが可能でした。

サイトコレクション管理者:○

所有者(フルコントロール):○

メンバー(閲覧):×

 

 

以下の2つのシチュエーションで、チェックアウトの破棄を使っていただくといいかなと思います。

A)ドキュメントの編集をしなかった場合

B)ドキュメントの編集はしたけど、やっぱり保存したくない!場合

 

ェックアウトの破棄を行う方法は以下の通りです。

*ドキュメントにチェックを入れて、リボンナビゲーションにある「チェックアウトの破棄」をクリックしてくださいね。

20150817_7.png 

 

 

 

 

 

4. チェックインとは何か?

チェックインを行うことで、チェックアウト中に編集した内容を保存して、

編集した本人以外にも編集されたドキュメントが見られるようになります。またチェックアウト状態が解除されます。

 

チェックインを行わなければ、チェックアウトのままの状態ですので、ドキュメントは編集中となり、他ユーザーに公開されることはありません。

イメージとしては、こんな感じですかね。

・資料A(バージョン① )でチェックアウト 
 → 他ユーザーにはチェックアウト前の状態で資料が公開されている
 → 自分は資料を修正中

・資料A(バージョン②)でチェックイン
 → 他ユーザーにチェックアウト中の編集内容が反映された資料が公開される

 

 

 

チェックインを行う方法は2つあります。

1)ドキュメントにチェックを入れて、リボンナビゲーションにある「チェックイン」をクリックします。

20150817_8.png 

すると、チェックインの設定画面が出てきます。

20150817_9.png 

 

ここでPOINT!

表側ではチェックインして途中までの編集を公開し、裏側ではチェックアウトして引き続き編集を行いたい場合は、

「チェックイン後のチェックアウトの保持」を『はい』にしてください。(デフォルトでは「いいえ」になっています。)

この場合も、ドキュメントを編集できるのは、チェックアウトをした原則本人のみです。

最終版までには時間がかかるけど、一旦途中の状態で公開したいときにお使いください。

 

 

 

 

2)チェックアウトを行った、編集中のドキュメントからでもチェックインをすることができます。

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20150817_11.png 

 

 

 

 

 

 

 

5. チェックアウトの破棄とチェックインの違いは何か?

チェックアウトの破棄も、チェックインも、チェックアウトを解除する機能ということは分かりました。

 

表面上の両者の違いとしてはこんな感じかなと思います。

・チェックアウトの破棄:ドキュメントを編集しないままで公開する

・チェックイン:編集したドキュメントを公開する

 

しかし裏側では「バージョン管理」の違いがあるようです。

・チェックアウトの破棄:新しいバージョンが作成されない

・チェックイン:バージョンが作成される

 

 

というのも、そもそもドキュメントには「バージョン履歴」という機能がついています。

20150817_12.png 

ドキュメントの編集を行うと、バージョン番号が増えていきます。

チェックアウトの破棄を行うことで、ドキュメントの編集をしなかったとみなされるので、バージョンが作成されないということなんですね。

 

バージョン管理については、またの機会で取り上げていきたいと思います。

 

 

 

 

 

最後に、まとめ用にノートを書いてみました♪

20150817_13.png.jpg 

 

 

 

 

では、また次回♪次回に備えて勉強します。

 

◆本日の教材

・マイクロソフト Office「ライブラリのファイルのチェックアウト、チェックイン、または変更の破棄を行う」
https://support.office.com/ja-jp/article/%e3%83%a9%e3%82%a4%e3%83%96%e3%83%a9%e3%83%aa%e3%81%ae%e3%83%95%e3%82%a1%e3%82%a4%e3%83%ab%e3%81%ae%e3%83%81%e3%82%a7%e3%83%83%e3%82%af%e3%82%a2%e3%82%a6%e3%83%88%e3%80%81%e3%83%81%e3%82%a7%e3%83%83%e3%82%af%e3%82%a4%e3%83%b3%e3%80%81%e3%81%be%e3%81%9f%e3%81%af%e5%a4%89%e6%9b%b4%e3%81%ae%e7%a0%b4%e6%a3%84%e3%82%92%e8%a1%8c%e3%81%86-7e2c12a9-a874-4393-9511-1378a700f6de?ui=ja-JP&rs=ja-JP&ad=JP

 

 


 

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