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SharePoint Online サイト 76 ~5,000件対策としてのビューの作り方~

みなさん、こんにちは。第175回目の投稿です。

今日はなんだか眠いモードです…zzz (。´・ω・)

 

では、本日の投稿に入りましょう。

本日は「SharePoint Online サイト 76 ~5,000件対策としてのビューの作り方~」についてお伝えします。


 

最近はデザイナーへのインタビューや勉強会のレポートばかりで、Office 365 な投稿がご無沙汰になっていましたね(。´・ω・) 
ごめんなさい(。´・ω・)
年末に向けて、またペースアップしていきたいと思います!!

 

 

 

1. はじめに

リストのアイテムが5,000件以上になってしまうと(昇順降順やフィルターができないなど、見た目の機能も損なわれますので)対策として、「アイテムが5,000件以内に収まるビュー」を作りますよ♪
でも、ただ単にビューを作ればOK!というわけではありません。
作る際にPOINT!がありますので、そちらも踏まえてご紹介したいと思います。

 

 

 

 

2. 作り方

作り方は以下の通りです。

手順1)リストの設定画面を開きます。(アイテムが5,000件以上入っているリストで試してくださいね。)
手順2)列の設定のエリアの下部分にある「インデックス付き列」をクリックします。

20161115_1.png 

 


手順3)「新しいインデックスの作成」をクリックし、5,000件で分けたい列(例えば申請番号など)を選択し、インデックス付き列を作成します。

20161115_2.png 

 

 

手順4)手順3を終えたら、ビューを作成します。(一般的なビューの作り方と同じです。)
手順5)その際、フィルターの項目で、手順3で作成したインデックス付き列を選択し、値の設定をします。
手順6)最後にOKボタンをクリックし、ビューの作成を終えます。(昇順降順などはお好きに設定してください。)

手順7)あとは全アイテムが5,000件以内に収まるまで、手順4~手順6の作業を続けてください。

 

 

 

作成し終えると、以下の画面のようにビューが作成されます。

20161115_4.png 
このように、1つのビューにアイテムを5,000件以内に収めることで、昇順降順やフィルターができるようになります。

 

 

 

 

 

 

 

3. 作り方のPOINT!のまとめ

POINT!は以下の2つなります。

*インデックス付き列を作成するために、フィルターを掛けることができる列を用意しておくこと
  
(例えば申請番号など、5000件以内に収まりそうな列)

*ビューを作成する前にインデックス付き列を作成する

 

 

 

 

 

 

5,000件対策として、ビューを作ることはみなさん既にご存知だとは思いますが、ビューを作るといっても意外に(?)作り方のコツがあるなぁと思いましたので、お伝えしました(*'ω'*)!

何かしらのお役に立てれば嬉しいです☆

 


では、また次回♪次回に備えて勉強します。

 

 

 

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