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SharePoint Online ワークフロー ⑥ ~代理ステップを使ったワークフロー~
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SharePoint Online ワークフロー ⑥ ~代理ステップを使ったワークフロー~

みなさん、こんにちは。第92回目の投稿です。

実は…本日は私の誕生日なんです!

おいしいお寿司のプレゼントをお待ちしていますね♪

 

では、本日の投稿に入りましょう。

本日は、「SharePoint Online ワークフロー ⑥ ~代理ステップを使ったワークフロー~」についてお伝えします。

1. 代理ステップとは何か?

2. 実践編!代理ステップを使ったワークフロー

 

 

1. 代理ステップとは何か?

そもそも代理ステップとは、何なのでしょうか?

SharePoint Designer 2013 を使ってカスタムワークフローを作るときにありますよね。(SharePoint 2010 ワークフローの場合)

20150708_1.png 

 

代理ステップは、ワークフロー作成者の代理としてアイテムを実行できます。

例えば、以下の状況でお使いいただくと便利ですよ。

・権限による承認や発行

・ユーザーに対する権限付与

 

代理ステップだけを使っても、何かできるわけではありません。

代理ステップはあくまでも「ステップ」ですので、アクションと組み合わせする必要があります。

 

代理ステップで使用できるアクションは以下の通りです。

・リストアイテムのアクセス許可の追加

・リストアイテムの親のアクセス許可の継承

・リストアイテムのアクセス許可の削除

・リストアイテムのアクセス許可の置き換え

 

詳細については、以下のサイトが参考になるので、そちらをご覧ください。

マイクロソフト Office 「SharePoint Designer 2010 のワークフロー アクション: クイック リファレンス ガイド」(代理ステップ内で使用できるアクション)
https://support.office.com/ja-jp/article/SharePoint-Designer-2010-%e3%81%ae%e3%83%af%e3%83%bc%e3%82%af%e3%83%95%e3%83%ad%e3%83%bc-%e3%82%a2%e3%82%af%e3%82%b7%e3%83%a7%e3%83%b3-%e3%82%af%e3%82%a4%e3%83%83%e3%82%af-%e3%83%aa%e3%83%95%e3%82%a1%e3%83%ac%e3%83%b3%e3%82%b9-%e3%82%ac%e3%82%a4%e3%83%89-5a7ad276-0ed7-49b0-b652-e56a77dd96c6?ui=ja-JP&rs=ja-JP&ad=JP

 

 

 

 

 

2. 実践編!代理ステップを使ったワークフロー

説明だけ書いていても、なかなか分かりにくいかと思うので、実践してみましょう!

 

本日作りたいワークフローは以下の通りです。

 

ポータルサイトに投稿したお知らせを

*全員に見せたい&通知メールを送信したい

*役員だけに見せたい&通知メールを送信したい

20150708_2.png 

 

全員にお知らせを見せる&通知メールを送信することはすぐできますよね。(ですので、こちらの手順は割愛します。)

役員だけに通知メールを送信することはできても、役員だけにお知らせを見せることまでできるのでしょうか?


では、早速やってみましょう。

 

 

 

手順は以下の通りです。

SharePoint Designer 2013 を使います。(ワークフロープラットフォームは「SharePoint 2010」を選択しますよ。)

 

① ステップ1の外枠の下部分をクリックし、ワークフローのリボンナビゲーションから「代理ステップ」を挿入します。

20150708_3.png 


② すると、以下の画面になるので、代理ステップ内にアクションアイテムを追加します。

20150708_4.png 

 

 

アクション「リストアイテムのアクセス許可の置き換え」を挿入します。

20150708_5.png
・このリストを、「現在のアイテム」にします。

・これらのアクセス許可は以下の設定を行います。
 ・サイトの所有者(SharePoint グループ): フルコントロール
 ・アイテム更新者: 投稿
  →
ユーザーの選択をする際に、ユーザーのワークフロー参照から「現在のアイテムの更新者(ログイン名)」を選択します。

20150708_6.png 

20150708_7.png 

 

 

 

④ 次に、条件「ある値と値が等しいかどうか」を選択します。

今回のワークフローでは、通知先が○○(役員用ML)の場合、
○○のユーザーだけにアイテムを見せるよういしたいということですので、
通知先が○○通知先を選択し、値のところに○○を選択します。

20150708_8.png 

 

 

 

 

⑤ もう一度、アクション「リストアイテムのアクセス許可の置き換え」を挿入します。

・このリストを、「現在のアイテム」にします。
・これらのアクセス許可は以下の設定を行います。
 ・サイトの所有者(SharePoint グループ): フルコントロール
 ・アイテム更新者: 投稿
 ・先ほどの④で選択した通知先の○○:閲覧

20150708_13.png 

 

 

 


⑥ 上書き保存をして、開始オプションを「アイテムが作成されたときに自動開始する」にチェックを入れて、
最後に発行ボタンをクリックします。

 

 

 

 

 

 

このワークフローのPOINT!は、権限の流れを把握することですよ。

 

1.リストとアイテムの権限の継承を行っているので、ワークフロー作成前の最初の権限は以下のようになります。

20150708_10.png 

 

2.アクション「リストアイテムのアクセス許可の置き換え」を利用して、不要な権限を外します。

一旦不要な権限を外しておくことで、もし次の「3の操作」がうまくいかない場合などに、アイテムを見えてほしくない人に見えてしまうような事故を防ぐために、「2の操作」をします。

20150708_11.png 

 

3.アクション「リストアイテムのアクセス許可の置き換え」を利用して、通知先:○○の場合(例:役員用ML)に権限を付けます。

追加や削除にすると、何回か権限の追加・削除をしているとこんがらがるので、置き換えのアクションを使ったほうがいいです。

20150708_12.png 

 

上記を行うことで、アイテム単位での権限の付け替えが可能になります。

最終的には、以下のユーザーだけにアイテムを見せるようになります。

・サイトの所有者

・アイテム更新者

・ アイテムを見せたいユーザー(今回の例では役員用ML)

 

 

 

 

権限の付け替えを把握するのが少し難しいですが、ワークフローを作る手順としては簡単ですよね。

 

 

では、また次回♪次回に備えて勉強します。

 

 

 

Microsoft® Most Valuable Professional
2016.01 Office Servers and Services