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SharePoint Online サイト 36 ~権限の付け方~
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SharePoint Online サイト 36 ~権限の付け方~

みなさん、こんにちは。第74回目の投稿です。

この間、東京ミッドタウンの公園でお弁当を食べたら、とても気持ち良かったです♪

 

さて、本日の投稿に入りましょう。

本日は「SharePoint Online サイト 36 ~権限の付け方~」についてお伝えします。

 

本日お伝えする内容は以下の通りです。

1. サイトに権限を付ける

2. ライブラリ/リストに権限を付ける

3. ドキュメント/アイテムの権限を付ける
 
まずはじめに。

アクセス権限は、サイト、ライブラリ/リスト、ドキュメント/アイテム に付けることができるんですよ♪

 

 

1. サイトに権限を付ける

サイトの権限の付け方は、トップレベルサイトもサブサイトも同じですよ。

手順は以下の通りです。

① 歯車から「サイトの設定」をクリックします。

② ユーザーと権限から「サイトの権限」をクリックします。
20150327_1.png

③ すると、以下の画面になります。ピンク色で囲った「アクセス許可の付与」をクリックしてください。
20150327_2.png
※オレンジ色で囲ったところは、SharePointグループにメンバーを追加する方法で、権限を付与する方法ではないんですよ♪

 

④ 権限の付け方は以下の通りです。以下の画面がでてきます。

画面がでてきたら、「オプションの表示」をクリックしてくださいね。

アクセス許可をしたいユーザー、メール送信の有無、権限レベルなどを選択し、共有ボタンをクリックします。
20150327_3.png

ここでPOINT!その①

ピンク色で囲った、チェックボックスの「電子メール招待状を送信する」に注意してくださいね♪

なぜなら、デフォルトでチェックがついている状態になっています。チェックをつたまま、共有ボタンをクリックすると、電子メール招待状が送信されてしまうので、広範囲にメールが届いてしまうことが起きてしまいます。

権限付与するユーザーが多数いた場合は、「このメール何!?」と、ちょっとした事件になりかねないので、注意してくださいね。

 

ここでPOINT!その②

水色で囲った、「グループまたは権限レベルの選択」は、どの権限(既定のアクセス許可レベル)を付与するのかを選択できます。

既定のアクセス許可レベルは以下の通りです。これ以外に、自分でアクセス許可レベルも作ることができるんですよ。アクセス許可レベルの詳細についてはまた今度お伝えしますね。
20150327_4.png

 

権限を付けた後の画面はこんな感じですよ♪
20150327_5.png

サイトの権限の付け方は以上です。

 

 

 

 

2. ライブラリ/リストに権限を付ける

何もしていない通常のライブラリ/リストはサイトと同じ権限が付きますよ。

一部のユーザーにだけライブラリ/リストにアクセスさせたい!場合に、このライブラリ/リストに権限を付けてくださいね♪

 

手順は以下の通りです。

① 権限を付けたいライブラリまたはリストのページに行きます。

② リボンナビゲーションから「ライブラリの設定」(リストの場合は「リストの設定」)をクリックします。
20150327_6.png

③ すると、以下の画面にいきますので、「このドキュメントライブラリに対する権限」(リストの場合は「このリストに対する権限」)をクリックします。
20150327_7.png

④ すると、以下の画面にいきますので、「権限の継承の中止」をクリックします。
20150327_8.png

通常ですと、ライブラリやリストは、サイトの権限を継承している形になります。

ライブラリやリストに権限を付けるためには、一度、権限の継承を切ってから、固有の権限を付与することになります。

⑤ 「アクセス許可の付与」をクリックします。 
20150327_9.png

ここでPOINT!

水色で囲った「固有の権限の削除」ですが、クリックしないように気をつけてくださいね♪

クリックしてしまいますと、切ったはずの権限が元に戻ってしまいます。

すると、権限が継承されたままになってしまいますので、アクセスさせたくない人(サイトに権限が付いている人)にもライブラリ/リストが見えてしまうようになります。

 

⑥ すると、以下の画面がでてきます。(画面にライブラリの共有と表示されていますね。)

 オプションの表示をクリックし、ユーザーの名の入力、権限の選択を行い、共有ボタンをクリックします。
20150327_10.png

 

*補足

ライブラリ/リストの権限の付け方はもう一つあります。

手順は以下の通りです。

① リボンナビゲーションにある「共有相手」をクリックします。

・ライブラリの画面
20150327_11.png

・リストの画面
20150327_12.png

② すると、以下の画面がでてきます。
20150327_13.png

今の方法でも、権限を付けることはできますが、

ライブラリ/リストの設定画面から権限の継承を切っていないため、共有した相手にも、親サイトが見えてしまいます。

こうしたミスを防ぐためにも、ライブラリ/リストの設定画面から権限付与はしたほうがいいかなと思いますよ♪

 

 

 

 

最後に、ドキュメント/アイテムの権限の付け方について見ていきましょう。

このドキュメント/アイテムだけを共有したい!アクセスさせたい!といった時に、使うといいかなと思いますよ♪

 

3. ドキュメント/アイテムの権限を付ける

権限の付け方は、ライブラリ/リストで少し異なります

ライブラリの手順は以下の通りです。(1つ目)

この場合は、ライブラリに権限付与されていないけど、ドキュメントを共有させたいときに有効です。

① アクセス権限を付けたいドキュメントに、チェックを付けます。

② リボンナビゲーションの「共有相手」をクリックします。
20150327_14.png

③ すると、以下の画面がでてきますので、先ほどと同じように、ユーザー名の入力、権限の選択を行い、共有ボタンをクリックします。

20150327_15.png 

 

イブラリの手順は以下の通りです。(2つ目)

この場合は、ライブラリに権限付与されていないけど、ドキュメントを共有させたいときに有効です。

① アクセス権限を付けたいドキュメントの「…」ボタンをクリックします。

② すると以下の画面がでてきますので、「…」ボタンをクリックします。
20150327_16.png

③ 「共有相手」をクリックします。

④ すると、以下の画面がでてきます。レフトナビの共有相手をクリックし、詳細をクリックします。
20150327_17.png

⑤ すると、以下の画面になります。

ライブラリにアクセスできるユーザーにドキュメントを見られたくない場合は、「権限の継承を中止」をクリックをしてください。

ライブラリにアクセスできないユーザーにドキュメントを共有したい場合は、「親Webサイトの管理」をクリックしてください。
20150327_18.png

⑥ どちらを選択しても、以下の画面になります。「アクセス許可の付与」をクリックして、権限を付けてくださいね♪
20150327_19.png

 

 

リストの手順は以下の通りです。

① アイテムの「…」ボタンをクリックします。

② すると、以下の画面になりますので、「権限の管理」をクリックします。
20150327_20.png

③ すると、以下の画面になります。「権限の継承を中止」をクリックします。
20150327_21.png

④ 「アクセス許可の付与」をクリックすると、以下の画面がでてきます。
20150327_22.png

⑤ 「オプションの表示」をクリックし、ユーザー名の入力、権限の選択を行い、共有ボタンをクリックします。

これで、手順の説明は終わりです。

 

 

権限の継承を切る(中止)することで、

ライブラリ/リスト、ドキュメント/アイテム単位に、権限を付けることができるんですね♪


おまけ。

権限の削除は、削除したいユーザーにチェックを入れて、「ユーザー権限の削除」をクリックしてください。
20150327_23.png

 

では、また次回♪次回に備えて勉強します。
 
 
 
 

 

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