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SharePoint Online サイト 31 ~ビュー~
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SharePoint Online サイト 31 ~ビュー~

みなさん、こんにちは。第68回目の投稿です。

最近、暖かくなってきましたね♪

ひな祭りも終わったので、いよいよ春です。春はおいしいものたくさんありますよね・・・♪

 

 

では、本日の投稿に入りましょう。

本日は、SharePoint Online の「ビュー」についてお伝えします。


ライブラリシリーズやリストシリーズで、何度も「ビュー」については触れてきましたね。

しかし、ビューとは何か、ビューでどのようなことが設定できるのかなどは、あまりお伝えしていませんでした。

ですので、本日は以下の3つをお伝えしますね♪
・ビューの概要
・ビューの種類
・ビューの設定の説明

 

 

まず始めに、ビューとは何かについてお伝えしていきます。

ビューとは、ライブラリやリスト内のアイテムを「一覧表示」のするためのものです。

列の表示方法を定義することで、どのような順でアイテムを表示するのかを決めることができますよ。

実際の画面で見てみると、ピンク色で囲ったところが「ビュー」の名前になります。20150306_1.png
どのアプリ(ライブラリやリスト)を追加しても、「すべてのアイテム」は既定ビューとして、表示されていることが多いです。

 

 

 

 

 

 

次に、ビューの種類についてお伝えします。

ビューには、6つのテンプレートがあります。
・標準ビュー
・予定表ビュー
・Accessビュー
・データシートビュー
・ガントビュー
・SharePoint Designer のユーザー設定ビュー20150306_2.png

標準ビューは、サイトにデータを表示する一番シンプルなテンプレートです。

予定表ビューは、データを予定表形式で表示するテンプレートです。

Accessビューは、Accessでフォームやレポートを作成することができるテンプレートです。(※ Access が起動しますよ。)

データシートビューは、スプレッド形式でデータ表示するテンプレートです。

ガントビューは、アイテムをガントチャートで表示するテンプレートです。

SharePoint Designer のユーザー設定ビューは、SharePoint Designer でビューを作成することができるテンプレートです。
(※ SharePoint Designer が起動しますよ。)

 

私がリストテンプレートシリーズでよく言っていた、「ビュー」は、標準ビューに当てはまるものが多いです。

 

 

 

 

 

 

最後に、ビューの設定でどんなことができるのか、について見ていきましょう。
(※ カスタムリストの標準ビューで試してみました。)

ビューの作成画面(編集画面)には、以下の12つの設定項目があります。
・名前
・対象ユーザー
・列
・並べ替え
・フィルター
・表形式で表示
・グループ化
・集計
・スタイル
・フォルダー
・アイテムの制限
・モバイル

 

実際の画面は以下の通りです。20150306_3.png

 

 

 

具体的に、設定項目を見ていきましょう。

■ 名前
名前は、ビューの名前を入力します。作成するビューを既定にする場合は、チェックを入れてください。20150306_4.png

 

 

■ 対象ユーザー

ビューの対象ユーザーを(個人用ビュー/パブリックビュー)設定できます。

ここでPOINT!その①
個人用ビューとは、自分だけ(作成者だけ)が見られるビューのことです。
試してみたのですが、個人用ビューにユーザーを招待して、ビューを共有するなどのことはできませんでした。あくまでも、自分だけが見られるビューなのです。20150306_5.png

 

■ 列

列は、表示する列の追加、(左からの)並び順の変更を設定できます。

もともと作られてある既定列はぜんぶで17つあります。新しい列を作成したい場合は、リストの設定画面で列を作成してくださいね。20150306_6.png

 

 

■ 並び替え

並びえ替えは、表示するアイテムの順番を並び替えるために基準となる列を設定します。

更新日時の降順で表示したい!などのときに、お使いいただく設定ですね。

列の設定(最優先する列、2番目に優先する列)と、昇順 or 降順 を設定できます。列の設定は、既定列と自分で作成した列の中から選ぶことができます。20150306_7.png

 

 

■ フィルター

フィルターは、アイテムの値の以上・以下などを設定し、表示の制御を行うことができる設定です。

例えば、公開開始日 YYYY/MM/DD より前のアイテムは表示させたくない!などのときに、お使いいただく設定ですね。

フィルター設定したい場合は、「次の条件に該当する…」にチェックを入れてください。列名、条件(次の値より○○)、値を選択します。

値は、現在の日付を基準にしたい場合は[Today]を、ビューを作成している本人を基準にしたい場合は[Me]を入力します。
その他の数式の関数も入力することができますよ。20150306_8.png

 

 

 

■ 表形式で表示

各行(アイテム)にチェックボックスを付けるか否かを設定します。

デフォルトでは、チェックボックスはついている設定になっています。

表形式で表示しない設定にすると、チェックボックスがなくなるため、アイテムをまとめて削除するなどの操作ができなくなりますので、ご注意くださいね♪20150306_9.png

 

 

 

■ グループ化

アイテムをグループ化して表示させる設定ができます。グループ化を行うことで、アイテムを指定した列ごとにグループ化することができます。

グループ化設定したい場合は、列名、昇順 or 降順 、グループの表示方法(折りたたみ or 展開)を選択します。20150306_10.png

以下はグループ化設定後の画面です。最優先の列がピンク色、2番目に優先した列がオレンジ色になっています。20150306_11.png

 

 

 

■ 集計

集計を設定することで、表示してある列の合計値を取ることができます。20150306_12.png

以下は集計設定後の画面です。
20150306_13.png

 

 

 

■ スタイル

ビューのスタイルを、8つのスタイルの中から設定します。デフォルトでは既定になっています。20150306_14.png

基本的な表形式は以下の通りです。20150306_15.png

ボックス(ラベルなし)は以下の通りです。20150306_16.png

ボックスは以下の通りです。20150306_17.png

ニュースレターは以下の通りです。20150306_18.png

ニュースレター(線なし)は以下の通りです。20150306_19.png

網掛けは以下の通りです。20150306_20.png

プレビューウィンドウは以下の通りです。タイトルにカーソルを当てると、アイテムが表示されます。20150306_21.png

 

 

 

■ アイテムの制限

アイテムの制限では、表示するアイテム数を設定できます。デフォルトでは30になっています。

指定したサイズの…を選択した場合は、1ページに30件のアイテムが表示されます。
指定したアイテム数に制限…を選択した場合は、30件までしかアイテムが表示されません。20150306_22.png

 

 

■ モバイル

モバイルからビューにアクセスした際の設定ができます。

SharePointにモバイルからアクセスしたことがあまりなかったのですが、モバイルでもとても使いやすいですね♪20150306_23.png
モバイルの画面は以下の通りです。
20150306_24.png

 

 

 

 

 

ビューは使いなれているようで、意外と使ったことがない設定が多いですね。

 

次回は、いつも趣向を変えて、ビューの小ネタについてお伝えしようと思います。

 

では、また次回♪次回に備えて勉強します。