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SharePoint Online サイト 30 ~リストのまとめ~
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SharePoint Online サイト 30 ~リストのまとめ~

みなさん、こんにちは。第67回目の投稿です。

この間、One Direction のライブにいってきました。とっても楽しかったです♪

 

では、本日の投稿に入りましょう。

本日は、SharePoint Online 「リストのまとめ」についてお伝えします。
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まずは、概要から♪

リストというのは、列を作成して、データ(アイテム)を、行ごとに入力・保存できる、「表形式」のデータの集まりのことです。

補足は以下の通りです。
・リストとは、列と行で構成されているデータの集まりのこと
・リストテンプレートからリストをすぐに作成することが可能
・1つのサイト内に複数のリストを作成することが可能
・リストに格納されたデータはアイテムと呼ぶ

 

上記をテンプレート化したものを、リストテンプレートと呼びます。

リストテンプレートの種類はぜんぶで13個あります。
・リンク
・お知らせ
・連絡先
・注目リンク
・案件管理
・カスタムリスト
・データシートビュー形式のカスタムリスト
・アンケート
・スプレッドシートのインポート
・タスク
・予定表
・ディスカッション掲示板
・外部リスト

リストの概要については、2014年12月3日の記事「SharePoint Online サイト ⑯ ~リストの概要~」をご覧くださいね♪

 

 

 

次に、リストのリボンナビゲーションと設定について見ていきましょう。

リストには、リストのリボンナビゲーションが存在します。20150304_1.png

リストのリボンナビゲーションでは、主に以下のことができます。
・ビューの作成と編集
・ビューの変更
・列の作成
・通知設定
・エクスポート
・リストのカスタマイズ
・ワークフロー設定
・リストの共有
・リストの設定

リストのリボンナビゲーションについては、2014年12月5日の記事「SharePoint Online サイト ⑰ ~リボンナビゲーションのリスト~」をご覧くださいね♪

 

ここでPOINT!

リストのリボンナビゲーションには、「リストの設定」があるお伝えしましたね。

リストの設定では、大きく分けて5つの設定ができます。
・全般設定
・権限と管理
・通信
・列(列についてはこちらをご覧ください
・ビュー(ビューについては次回の記事をご覧ください)

コンテンツタイプの管理を有効にすると「コンテンツタイプ」もリストの設定に表示されますね♪20150304_2.png

全般設定では、リスト全般に関わる設定を行うことができます。

主な設定は以下の通りです。
・リストの名の設定
・詳細設定

リストの全般設定については、2014年12月10日の記事「SharePoint Online サイト ⑱ ~リストの設定 Part1~」をご覧くださいね♪


権限と管理では、リストの権限設定と管理を行うことができます。

主な設定は以下の通りです。
・リストの削除
・リストに対する権限設定
・情報管理ポリシーの設定(※1)

※1
「情報管理ポリシーの設定」については、2014年12月17日の記事「SharePoint Online サイト ⑳ ~情報管理ポリシーの設定~」をご覧くださいね♪

 
通信では、リストの通信(通知)設定を行うことができます。

主な設定は以下の通りです。
・RSS設定

リストの権限と管理/通信設定については、2014年12月10日の記事「SharePoint Online サイト ⑲ ~リストの設定 Part2~」をご覧くださいね♪

 

 

 

 

 

最後に、リストテンプレートについてお伝えします♪

 

1. リンク

リンクとは、Webページのリンクをアイテムとして保存することができるリストテンプレートのことです。20150304_3.png
以下の3つを入力するこができます。
・URL
・リンクの説明(アイテム作成後は、タイトルとして表示されます。)
・メモ

 

2. お知らせ

お知らせとは、連絡やニュースをアイテムとして保存できるリストテンプレートのことです。20150304_4.png
以下の3つを入力するこができます。
・タイトル
・本文(画面表示時(ビュー「すべてのアイテム」)には、タイトルのみしか表示されません。)
・有効期限
 有効期限は、有効期限を過ぎるとお知らせ(アイテム)が自動的に削除されるということではなく、あくまでも有効期限の日付を表示しています。

お知らせのPOINT!

通知設定、ワークフロー設定をして便利に使うことができます。
・通知は、お知らせが追加されたらすぐに知りたい!自分が投稿したお知らせが編集されたらすぐに知りたい!など、
 毎日お知らせ(リスト)をチェックできないユーザーさんは利用されると便利です。
・ワークフローは、投稿内容の承認を上司から得たい、破棄の承認を得たい、ログを残したい、などといった場合に使うととても便利かなと思います。

 

「リンク」「お知らせ」については、2015年1月7日の記事「SharePoint Online サイト 21 ~リンク・お知らせ~」をご覧くださいね♪

 

 

3. 連絡先

連絡先とは、ユーザーの連絡先を登録するリストテンプレートのことです。20150304_5.png
アイテム作成後、以下の列(項目)が表示(ビュー「すべての連絡先」に)されます。
・添付ファイル
・姓
・名
・勤務先名
・電話番号(勤務先)
・電話番号(自宅)
・電子メールアドレス

 

連絡先のPOINT!

リストテンプレート「連絡先」で作成したアイテムは、Outlookと同期することができます。3つのブラウザ(IE、Firefox、Chrome)で試しましたが、すべて同期できましたよ。

 

 

4. 注目リンク

注目リンクとは、注目してほしいリンクをタイル形式で表示することができるリストテンプレートのことです。20150304_6.png
以下の6つを入力することができます。
・タイトル
・背景イメージの場所
・説明
・リンクの部所
・動作の開始
・順序

 

注目リンクのPOINT!

注目リンクは、ビューに「タイル」があり、他のリストテンプレートと勝手が違います。
アプリ追加後は、何もアイテムが登録されていないため、「このリストは空です」と表示されます。
ちなみに、ビュー「タイル」とは、注目リンクをタイル形式で表示するビューのことです。

 

「連絡先」「注目リンク」については、2015年1月9日の記事「SharePoint Online サイト 22 ~連絡先・注目リンク~」をご覧くださいね♪

 

 

 

5. 案件管理

案件管理とは、案件や課題をアイテムとして登録し、保存できるリストテンプレートのことです。20150304_7.png
以下の9つを入力することができます。
・タイトル
・担当者
・案件の状態
・優先度
・説明
・分類
・関連する案件
・コメント
・期限

 

案件管理のPOINT!

その①
案件管理には、ビュー「自分の案件」「未解決の案件」もあるので、自分の案件をのみを知りたいとき、未解決の案件を知りたいときなど、
状況に合わせてビューを変更することができます。

その②
案件管理の使い方はいろいろありますよ。
例1)すべての案件を一つのリスト(案件管理のリストテンプレート)で管理する
例2)会社ごとにリストを作って管理する

 

「案件管理」については、2015年2月4日の記事「SharePoint Online サイト 23 ~案件管理~」をご覧くださいね♪

 

 

6. カスタムリスト

カスタムリストとは、列の作成などを行いリストをカスタマイズすることができるリストテンプレートのことです。

一番使われるリストテンプレートだと思います。THE リストテンプレートという感じです。20150304_8.png

カスタムリストのPOINT!

その①
カスタムリストは、リストをカスタマイズすることが目的のため、他のリストテンプレート(例:案件管理・連絡先)と違って、
様々な種類の既定列が最初からあるわけではありません。

その②
列の作成方法は、4つあります。
・リボンナビゲーションの「列の作成」
・リボンナビゲーション「リストの設定」
・画面中央部分にある「このリストを編集」
・SharePoint Designer 2013を使う

 

 

7.データシートビュー形式のカスタムリスト

データシートビュー形式のカスタムリストとは、カスタムリストとデータシートビュー形式(スプレッドシート、クイック編集)で表示するリストテンプレートのことです。20150304_9.png

イメージは以下の通りです。
20150304_10.png
データシートビュー形式のカスタムリストは、アイテムなどの大量なデータをまとめて操作したいときに、お使いいただけると便利かなと思いますよ♪

 

 「カスタムリスト」「データシートビュー形式のカスタムリスト」については、
2015年2月5日の記事「SharePoint Online サイト 24 ~カスタムリスト・データシートビュー形式のカスタムリスト~」をご覧くださいね♪

 

 

 

8. アンケート

アンケートとは、質問とその回答をリストに保存することができる(アンケートを行うための)リストテンプレートのことです。20150304_11.png
アプリ追加時に、以下の4つを入力できます。
・名前
・説明
・アンケート結果にユーザー名の表示
・複数の回答の有効

 

アンケートのPOINT!

その①
アンケートは、リスト名を「アンケート名」にすることが好ましいです。たくさんのアンケートを一括してまとめるリストとしての使い方は適していません。

その②
画面(ビュー「概要」)に「+新しいアイテム」がありますが、これは質問を作成するという意味ではなく、回答をするという意味です。

 

「アンケート」については、2015年2月10日の記事「SharePoint Online サイト 25 ~アンケート~」をご覧くださいね♪

 

 

 

9. スプレッドシートのインポート

スプレッドシートのインポートとは、Excel に入力したデータを SharePoint Online のリスト に取り込むことができるリストテンプレートのことです。20150304_12.png
アプリ追加時に、以下の3つを入力します。
・名前
・説明
・ファイルの場所(データをインポートしたいファイルを選択します。)


「スプレッドシートのインポート」については、2015年2月16日の記事「SharePoint Online サイト 26 ~スプレッドシートのインポート~」をご覧くださいね♪

 

 

10. タスク

タスクは、アイテムをタスクとして作成し、プロジェクトなどのチームのタスク管理としても、個人のタスク管理としても活用できる、リストテンプレートのことです。20150304_13.png
アイテム作成時に以下の5つを入力します。
・タスク名
・開始日
・期限
・担当者
・詳細表示

 

タスクのPOINT!

その①
タスクにはビューが7つあります。
・すべてのタスク
・ガントチャート
・マイタスク
・完了
・完了待ちのタスク
・遅延中のタスク
・予定表

その②
各ビューに「タイムライン」というものが表示されます。タイムラインは、タスクの開始日から期限を表示したものです。

その③
タスクに、親課題と子課題を設定して、階層を作ることができます。

 

「タスク」については、2015年2月19日の記事「SharePoint Online サイト 27 ~タスク~」をご覧くださいね♪

 

 

 

11. 予定表

予定表とは、イベントを作成したり・見たり・管理できるリストテンプレートのことです。20150304_14.png
アイテム作成時に以下の8つを入力します。
・タイトル
・場所
・開始時刻
・終了時刻
・説明
・カテゴリ
・終日
・定期的なイベント

 

予定表のPOINT!

その①
同サイトコレクションの別サイト(SharePoint  Online)の予定表と予定を重ね合わせて表示することができます。

その②
クライアントのOutlookと予定表を同期させることができます。

 

 「予定表」については、2015年2月24日の記事「SharePoint Online サイト 28 ~予定表~」をご覧くださいね♪

 

 

 

12. ディスカッション掲示板

ディスカッション掲示板とは、気軽な会話をスレッド形式で行うことができるリストテンプレートのことです。20150304_15.png
アイテム作成時に以下の3つを入力します。
・件名
・本文
・質問

ディスカッション掲示板のPOINT!
ビューの使い勝手が他のリストテンプレートと異なります。
リボンナビゲーションにある「現在のビュー」からビューを変えない限り、ビューは既定の「件名」になっています。
そして、その「件名」ビューの中に(5つのビューがあるのですが)、ビューを追加することはできないようになっていますよ♪


 「ディスカッション掲示板」については、2015年2月27日の記事「SharePoint Online サイト 29 ~ディスカッション掲示板~」をご覧くださいね♪

 

 

13. 外部リスト

すみません、こちらは今回は飛ばします。

 


リストテンプレートの紹介は以上です。
みなさん、リストについて少し理解することできましたでしょうか?

 

 

 

リストについて記事を書き始めたころは、なかなか勝手に慣れず、いまいちコツを掴めませんでしたが、
リストテンプレートを取り上げることで、リストは、様々なデータを登録するためにあるんだなぁと、リストとは何かを分かってきました。

リストは登録したデータの形式(用途)に合わせて、既存のリストテンプレートを使うのも良し、カスタマイズして使うのも良し、という感じですね。


次回から何を勉強しようかな♪


では、また次回♪次回に備えて勉強します。