Office 365
Office365 グループ機能 ~Part 1~
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Office365 グループ機能 ~Part 1~

みなさん、こんにちは。第55回目の投稿です。

※2015年10月20日に記事をメンテナンスしました。

 

では、本日の投稿に入りましょう。本日は、SharePoint Onlineサイトの「リストテンプレート」シリーズをお休みして…!

Office365の新機能『グループ』の概要、作成・編集方法についてお伝えします♪

 

 

「グループ」は、FacebookのOffice365コミュニティでも話題になっていましたね。

以下は、 Outlook Web App(略してOWAって呼びます♪) Outlook On the Web(2015/10/20追記)の画面です。

ピンク色で囲った左下部分に、本日お伝えする「グループ」があります。

20150113_1.png 

 

ちなみに、予定表、People(2015/10/20現在だと連絡先と呼びます。)、OneDriveにも左下部分に「グループ」が表示されていますよ。

 

 

 

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まずは概要から♪

 

概要は以下の通りです。

グループは、グループでユーザーをまとめることができる、Office365の新機能のことです。 

グループ内のユーザー同士で、4つの機能を共有することができますよ♪

・スレッド(Outlook=OWAのこと) (Outlook on the Webのこと、2015/10/20に追記)

・予定表(予定表のこと)

・メンバー(Peopleのこと)(連絡先のこと、2015/10/20に追記)

・ファイル(OneDriveのこと)

20150113_2.png 

 

※上記のノートは、2015/01/14時点のグループ機能の仕様を解説したものですので、今後変わるかもしれません。

 

 

以下は、グループの画面です。(2015/10/20現在の画面です。)

20151020_3.png 

 

概要だけでは、いまいちパッとしないですよね♪

 

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ここからはグループの作成手順を見ていきましょう。

 

1. OWA(Outlook on the Web、2015/10/20に追記)を開きます。※予定表、連絡先、OneDriveからでも作成できます。

2. 画面左下にある「新規作成」または「グループの作成」をクリックします。(ピンク色で囲った部分です。)

 20150113_4.png

 

 

 3. グループの作成画面がでてきますので、項目に沿って入力し、最後に「作成」ボタンをクリックします。

20151020_1.png 

以下は項目の説明です。

・名前を選択…グループ名を入力します。

・説明を追加…グループの説明を入力します。

・プライバシー…公開/非公開のどちらかを設定できます。
 公開は、すべてのユーザーが内容を表示できます
 非公開は、承認されたメンバーのみが内容を表示できます

・グループ関連通知の言語…グループに関する通知の言語設定をできます。(既定は日本語になっています。)

・チェックボックス…該当メンバーの受信ボックスにグループのスレッドを送信されるようにするか否かを選択できます。

(チェックを入れることで受信メールトレイにグループ会話や予定表のイベント通知が受信されるようになります。デフォルトではチェックが入っていないので、チェックを付けないとグループの受信トレイに受信されるだけになり、情報を見落とすことがあるかもしれません。チェックを入れる入れないは、お好みで良いかと思います。2015/10/20に追記) 

 

 


ここでPOINT!

項目「名前を選択」でグループ名を入力すると、新しい項目「グループID」がでてきます。

鉛筆マークをクリックすると、入力できるようになります。

ちなみに、グループIDはグループのメールアドレスに使用されますので、注意しながら入力してくださいね♪

(メールアドレスは「グループID@ドメイン名.onmicrosoft.com」という感じになります。2015/10/20に追記。)

IDは使用可能か自動判断してくれるのでとても便利です。

20150113_6.png 

 

 

 

4. グループ作成を終えると、以下のメンバー追加の画面がでてきます。

20150113_7.png 

 

5. メンバー(ユーザー)の追加を行う場合は、追加後、「追加」ボタンをクリックしてください。

メンバー(ユーザー)の追加をスキップする場合は、「今は行わない」ボタンをクリックしてください。

 

ここでPOINT!その②

メンバーの追加の画面になると、OWAから「People」に画面遷移します。

だからどうってわけではないのですが、OWA-Peopleとの連携を垣間見れて面白いなぁと思いました♪

 

 

6. メンバーの追加を終えると、作成したグループが表示されます。以下の画面です。(2015/10/20現在の画面です。)

20151020_2.png 

 

グループの作成手順はこれで終わりですよ♪

 

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作成したグループは、公開設定にした場合「パブリックグループ」、非公開設定にした場合「プライベートグループ」と種類分けされます。

作成後は、グループID宛てに作成完了のメールが届きます。

私の環境では、15分前後掛かりましたよ。少し時間がかかりますが気長にお待ちくださいね♪

以下は、メールの受信画面です。(2015/10/20時点の画面です。)

20151020_4.png 

 

 

 

 

 

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次は、グループの編集方法についてお伝えします。

 

1. グループの編集をクリックします。 

OWAの場合、グループの編集を行う入口は、全部で3つあります。

20150113_10.png 

1つ目は、アイコンの鉛筆ボタン

2つ目は、グループ名を右クリックして「詳細の表示」⇒「…」⇒「グループの編集」

3つ目は、アイコンの右横にある「…」

 

 

 

2. グループの編集画面は以下の通りです。

編集後、保存を行う場合は「保存」ボタンをクリック、破棄を行う場合は「破棄」をクリックします。

20150113_11.png 

以下の項目を編集できます

・アイコン画像(アイコン画像はローカルのエクスプロラーから選択できます。)

・名前(グループの名前)

・説明(グループの説明)

・グループ関連通知の言語

・チェックボックス…組織外のユーザーにグループへのメール送信を許可する

・チェックボックス…新しいメンバーを参加させて、該当メンバーの受信ボックスにグループのスレッドが送信されるようにする

 

 

ここでPOINT!

どこで削除できるのかいろいろ探してみたのですが。。

グループの削除は、グループの編集から行うことしかできないようです♪

20150113_12.png 

編集方法は以上です。

 

 

  

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グループ機能の使い方などについては次回お伝えしますね♪

 

 

ではまた次回♪次回に備えて勉強します。

 

 


■本日の教材
Office Blogs「Office 365 で第 1 段階のグループ機能をリリース」
http://blogs.technet.com/b/microsoft_office_/archive/2014/10/08/delivering-the-first-chapter-of-groups-in-office-365.aspx 

 

 

 

 

 

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