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8 24
SharePoint Online サイト 74 ~検索ページを作成してみよう!~

みなさん、こんにちは。第168回目の投稿です。

先週末はいろいろ遊びに行ってきましたよ(*'ω'*)

念願の "大妖怪展" に行ったり、シン・ゴジラを観てきたりしました☆

 

では、本日の投稿に入りましょう。

「SharePoint Online サイト 74 ~検索ページを作成してみよう!~」についてお伝えします。

 

今までずっとスルーしていた「SharePoint 検索」(ごめんなさい(。´・ω・)…)ですが、

最近お仕事でやってみる機会があったので、取り上げてみたいと思います。

とっても簡単なんですよ♪

 

 

アジェンダは以下の通りです。

1. 本日のシナリオ

2. 実際に検索ページを作成してみよう!

  1. 検索サイトを作成する

  2. 検索先を設定する(クエリ)

  3. 検索結果ページを作成する

  4. 検索ナビゲーションを設定する

3. まとめ

 

 

 

 

 

 

 

1. 本日のシナリオ

どんな検索ページを作成するのか?についてご紹介しますね。

本日の GOAL は以下の通りです。

-------------------------------------------

検索結果ページの絞り込みの項目を変更しよう!

-------------------------------------------
 


そもそも!

検索を行うと、既定の検索結果の画面に、

以下の(検索)絞り込みの項目が表示されるのですが、ご存知でしたか(*'ω'*)?

・すべて

・ひと

・会話

・このサイト

20160824_01.png 

各項目をクリックすると、絞り込みをした検索結果を見ることができます!!

例えば…

 ・すべてをクリックすると、サイト内のすべてを検索した結果を見ることができます。

 ・ひとを検索すると、ユーザー検索の結果を見ることができます。

 

 

このピンク色の枠部分を設定して、検索結果のページをちょっとだけカスタマイズしてみよう!というのが本日の内容です。

 

本日は、以下の2つの絞り込みの項目を設定してみたいと思います。

-------------------------------------------

・すべて(サイトコレクション内すべての検索)

・申請リスト(特定のリストだけの検索)

-------------------------------------------

 

 


 

念のため、本日の GOAL のイメージを載せておきますね。

20160824_02.png 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. 実際に検索ページを作成してみよう!

なかなか判りにくいところがあるかもしれないので、 実際に作成してみましょう!

手順の概要は以下の通りです。

-------------------------------------------

1. 検索サイトを作成する

2. 検索先を設定する(クエリ)

3. 検索結果ページを作成する

4. 検索ナビゲーションを設定する

-------------------------------------------

 

 

 

 

 

2-1. 検索サイトを作成する

そもそも!検索サイトの説明は以下の通りです。

検索サイトを作成することで、検索先を設定することができます。

今回は、検索結果をカスタマイズするために、

検索先(すべて・申請リスト)の設定行うので、検索サイトを作成しますよ。

 

 

手順は以下の通りです。

手順1)サイトコンテンツからサブサイトを作成してください。

その際に「エンタープライズ検索センター」を選択してくださいね。

20160824_03.png 


完成)こんな感じで検索サイトが作成されますよ。

20160824_04.png 

 

 

 

 

 

 

2-2. 検索先を設定する(クエリ)

そもそも!検索先の説明については以下の通りです。

検索先を設定することで、どこを検索するのか?を設定することができます。

今回のシナリオですと、サイトコレクション内やリスト内などシンプルな検索になっていますが、

クエリを使うことで更に検索対象を絞り込むことが可能となります。

 

 

今回のシナリオだと、以下の2項目を検索できればよいので、2つの検索先を設定しますよ。

・すべて

・申請リスト

 

 

▼すべての場合

手順1)2-1で作成した検索サイト(サブサイト)から「サイトの設定>検索先>新しい検索」をクリックします。

手順2)以下の画面が出てきますので、以下の2つの操作を行ってください。

・検索先の名前を入力(名前は "すべて" にします。)

・クエリビルダーを起動します をクリック

20160824_05.png 

 

手順3)以下の画面が出てきますので、プロパティフィルターを設定します。

20160824_06.png 

 

手順4)プロパティフィルターを以下のように設定してください。

Path:次を含む:このサイトコレクション

手順5)最後にプロパティフィルターの追加をクリックし、OKボタンをクリックします。

 

 

 

▼申請リストの場合

手順1)すべての場合と同じです。

手順2)すべての場合と同じです。

手順3)すべての場合と同じです。

手順4)プロパティフィルターを以下のように設定してください。

Path:次を含む:手動で入力した値 [リストURLを入力してください]

手順5)すべての場合と同じです。

 

 

 

完成)2つの検索先を作成し終えると、検索先の一覧画面が以下のようになりますよ。

20160824_15.png 

 

 

 

 

 

 

 

2-3. 検索結果ページを作成する

そもそも!検索結果ページの説明は以下の通りです。

検索結果の画面は、検索サイトで利用できる「ページ」となっています。

ページを作成することでURLを取得できますので、後ほどの4章でお伝えする検索ナビゲーションの設定に役立ってきます。

 

検索結果の設定を行いましょう!

 

▼すべての場合

手順1)2-1で作成した検索サイト(サブサイト)から「サイトコンテンツ>ページ(ライブラリ)」をクリックします。

手順2)ウェルカムページを選択し、ページを作成します。(タイトルは "すべて" にします。URL名も入力してください。)

20160824_08.png 

 

 

手順3)作成し終えたら、先ほど作成したページをクリックし、「歯車>ページの編集」をクリックします。

手順4)「検索結果」パーツのプロパティの編集をクリックします。

手順5)すると、以下の画面が出てきますので、「クエリの変更」をクリックします。

20160824_09.png 

 

手順6)2-2の検索先で作成したクエリ(すべて)を選択します。

20160824_10.png 

手順7)最後にパーツ編集のOKボタンをクリックし、ページを発行してください。

 

 

 

▼申請リストの場合

手順1)すべての場合と同じです。

手順2)すべての場合と同じです。

手順3)すべての場合と同じです。

手順4)すべての場合と同じです。

手順5)すべての場合と同じです。

手順6)2-2の検索先で作成したクエリ(申請リスト)を選択します。

手順7)すべての場合と同じです。

 


完成)ページの作成(および設定)を終えると、こんな感じになりますよ。

20160824_11.png 

 

 

 

 

 

 

 

 

2-4. 検索ナビゲーションを設定する

そもそも!検索ナビゲーションの説明は以下の通りです。

検索ナビゲーションは、絞り込みの項目のことです。(今回のシナリオでは一番大切なところですね。)

トップレベルサイトでも本設定を行うことで、

トップレベルサイトから検索した場合の検索先&検索結果画面を変更することができます。

 

 

 

検索ナビゲーションの設定は、以下の2つのサイトで設定を行います。

・トップレベルサイト

  トップレベルサイトでも本設定を行うことで、

  トップレベルサイトから検索した場合の検索先&検索結果画面を変更することができます。

・2-1で作成した検索サイト

  検索結果ページ自体はこのサイトに保存されているので、ここでも検索ナビゲーションを設定しないといけません。

 

 

▼トップレベルサイトの場合

手順1)「サイトの設定>検索の設定」をクリックします。

手順2)以下の画面が出てきますので、"クエリの送信先にする検索結果ページ" を以下のように設定します。

「ユーザー設定の結果ページ URL にクエリを送信する」にチェックを入れ、

2-3で作成したすべての検索結果ページのURLを入力します。

20160824_12.png 

 

 

手順3)"検索ナビゲーションの構成" で、リンクの追加を行います。

20160824_13.png 

① 2-3で作成したすべての検索結果ページのURLを入力し、

「すべて」のナビゲーションを作成します。(例:sites/[サイト名]/[サイト名]/Pages/[ページ名].aspx)

② 2-3で作成した申請リストの検索結果ページのURLを入力し、

「申請リスト」のナビゲーションを作成します。(例:sites/[サイト名]/[サイト名]/Pages/[ページ名].aspx)

 

手順4)最後にOKボタンをクリックします。

 

 

 

▼2-1で作成したサブサイトの場合

※手順2は実施しないでください。(それ以外の手順はトップレベルサイトの場合と同じです。)

 

 

 

 

完成)こんな感じになりますよ。

トップレベルサイトの検索を行うと、以下の検索結果画面が表示されます。

20160824_14.png 

すべてをクリックすると、

2-2の検索先で設定した「すべて」(サイトコレクション内)を検索した結果を見ることができます。

申請リストをクリックすると、

2-2の検索先で設定した「申請リスト」(リスト内)を検索した結果を見ることができます。

 


 

検索結果ページがカスタマイズされていますね☆

 

 

 

 

 

 

 

3. まとめ

最後にまとめです!!まとめをノートに書いてみました。

20160824_1.jpg 

 

設定手順はとっても簡単ですね☆

高度な検索を実施したい場合は、検索先を設定(クエリを作成)するところがPOINT!になってくるかと思います。

んー(。´・ω・) クエリって難しそうですね。。

 

 

 

 

では、また次回♪次回に備えて勉強します。

◆本日の教材

・マイクロソフト「SharePoint 評価ガイド/自習書『検索機能活用ガイド』」

http://download.microsoft.com/download/A/F/B/AFB0C8F4-6AAA-44E8-A119-C755BA7831DA/SharePoint_Server_2013_Search_Guide_Final.pdf

 

 

8 15
SharePoint Online サイト 73 ~Excel でデータ更新したい場合はスプレッドシートのインポートリストを活用してみよう!~

みなさん、こんにちは。第167回目の投稿です。

この間、フットネイルに行ってきました☆

夏らしい感じになってとてもお気に入りです(*'ω'*)

 

 

では、本日の投稿に入りましょう。

本日は「 SharePoint Online サイト 73 ~Excel でデータ更新したい場合はスプレッドシートのインポートリストを活用してみよう!~」についてお伝えします。

 

アジェンダは以下の通りです。

1. リストの更新を簡単に行える方法はないの?

2. 同じリスト名で何度もインポートリストを活用することはできるの?

3. パスはどうなるの?(おまけ)

4. まとめ

 

まずはじめに☆

スプレッドシートのインポートリストについて概要を知りたい方は、過去の記事をチェックしてくださいね。

2015年2月16日「SharePoint Online サイト 26 ~スプレッドシートのインポート~」

 

 

 

 

 

1. リストの更新を簡単に行える方法はないの?

最近、お客様から "リストの更新を Excel で行いたい!" というご要望をよくいただきます。

SharePoint のリストは、Excel をインポート/エクスポートすることはできますが、双方向の更新を行うことができません(。´・ω・)

Access を利用すれば可能ではありますが、複数行テキスト列があると更新が上手くできないなどの制限事項があります。

※Access についてはまた今度お伝えしますね。

 

 

そのため、何度もリストをインポートする(作り直す)形でよければ、「スプレッドシートのインポート」リストの活用をおススメしますよ♪

活用方法は以下の通りです。

-------------------------------------
リストの更新時期になったので、Excel をインポートしたスプレッドシートのインポートリストを削除する

1と同じ名前で、スプレッドシートのインポートを作成する
-------------------------------------
 
ゴミ箱に同じ名前のリストがある状態で、
同じリスト名で

スプレッドシートのインポートを作成することができるのか?などの疑問点がありますよね。

POINT!は次章でお伝えしますね。

 

 

 

 

 

 

 

 

2. 同じリスト名で何度もインポートリストを作成することはできるの?

Excel によるインポートを毎回行い(リストを作り直して)リストの更新を行うと、

リスト名を "同じ名前" にできることが重要な POINT!になってきますよね。

 

 

回答は以下の通りです。

リストを削除すれば、同じ名前でリストを作成することができますよ。

 

 

もう少し詳しい解説は以下の通りです。

-------------------------------------------------------
まずは、以下でスプレッドシートのインポートリストを作成します。

リスト名:管理リスト(サンプル)

 

すると、以下のように、Excel データがインポートされ、リストが作成されます。

20160815_01.png 


リストの更新時期になりましたので、上記のリストを削除し、(ゴミ箱にある状態で)リストを再作成します。

リスト名:管理リスト(サンプル)

 

すると、同じように Excel データがインポートされ、リストが作成されます。
-------------------------------------------------------

 

 

 

 

 

 

 

 

3. パスはどうなるの?(おまけ)


回答は以下の通りです。

パスは、通常のリスト(カスタムリストなど)と同じルールですよ。

 

▼英語の場合

リスト作成時(Excel インポート時)にリスト名を英語で付ければ(その後は日本語にリスト名を変更してくださいね。)、

リスト削除後も同じパスを使いつづけられるので便利ですよ。

 

 

▼日本語の場合

日本語でリストを作成すると、作成された順にリストパスが振られていきます。

ですので、一度リストを削除して再作成すると同じパスが振られます。(※他にもリストが作成されていない場合です。)

 

もう少し詳しい解説は以下の通りです。
----------------------------------------------------------
サイトコンテンツに日本語で作成したリストがない状態だと、作成時の以下のパスが振られます。

/Lists/List

 

リスト(パスが Lists/List)を削除して、スプレッドシートのインポートリストを再作成すると、同じパスがまた振られます。

/Lists/List

 

ただ、誰かがリストを(割り込みで)作成すると、パスが奪われてしまうので注意してください。
----------------------------------------------------------


例としてこんな感じになりますよ。

20160815_02.png 

リストを作成するユーザーが他にいなければ(割り込みされる心配がなければ)、

削除前のリストと同じパスになりますよ。

 

ただ、他のリスト(カスタムリスト)にも上記のルールが適用されるので、

リスト名は英語で付けたほうがいろいろと便利ですね。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. まとめ

まとめをノートに書いてみました。

20160815_1.jpg
 


 

今回お伝えした内容は、以下の場合に有効的かと思います。

*Excel で情報を管理していて、定期的に SharePoint で情報共有したい

*1件ずつデータを検索できるようにしたい

*データ量と列が多いので Excel のインポートを利用し、リストを更新したい

 

 

 

リストを削除するのが少々手間ではありますが、

今回のシナリオが、スプレッドシートのインポートリストを更に活用していただくきっかけになれば嬉しいです(*'ω'*)!


 では、また次回♪次回に備えて勉強します。

 

 

 

 

 

8 09
SharePoint Online サイト 72 ~サイトロゴを戻す場合~

みなさん、こんにちは。第166回目の投稿です。

もうすぐお盆ですね♪

みなさんはどこか旅行に行かれたりするのですか(*'ω'*)?(わたしはお仕事です。。)

 

 

では、本日の投稿に入りましょう。

本日は「 SharePoint Online サイト 72 ~サイトロゴを戻す場合~」についてお伝えします。

 

 

SharePoint の画面左上に "サイトロゴ" がありますよね。

20160809_01.png 

 

 

サイトロゴを変更することはできますが(※1)、

変更したサイトロゴを「また既定のサイトロゴに戻したい」場合はどうすればよいのでしょうか?

 

※1 サイトロゴの設定手順は以下の通りです。

1. 歯車>サイトの設定をクリックします。

2. 外観にある「タイトル、説明、ロゴ」をクリックします。

3. ロゴの挿入をしてください。(コンピューター or SharePoint から取り込むことができます。)

20160809_02.png
 

 

 

 



 

サイトロゴを変更すると、このようになりますよ☆

20160809_03.png 

 

 

 

 

 

一度変更したサイトロゴを、

やっぱり「既定のサイトロゴ」に戻したい!!!場合についは、以下でご紹介しますね。

 

POINT!

以下のURL(パス)を活用しますよ♪

------------------------------------
/_layouts/15/images/siteIcon.png
------------------------------------

 

手順① 先ほどのサイトロゴの設定画面に行き、以下のURL(パス)を貼り付けます。

20160809_04.png
 
上記の入力欄にある「×」ボタンをクリックでも、OKです。

 

 

 

手順② 最後に「OK」ボタンをクリックしてください。

 

すると、既定のサイトロゴに戻すことができますよ。

 

 

 

 

 

 

 

 

既定のサイトロゴをPC上に保存しておきたい!という方は、以下のURLを直打ちしてみてください。

------------------------------------
https://[テナント名].sharepoint.com/_layouts/15/images/siteIcon.png
------------------------------------

 

すると、既定のサイトロゴの画像を見ることができますよ。

20160809_05.png 


 

 

 

 

 

 

手順はとっても簡単ですね☆

今回の内容はご存知の方も多いかもしれませんが、お役に立てればと思いご紹介しました。

 

 

では、また次回♪次回に備えて勉強します。

 

 




 

8 01
SharePoint Online サイト 71 ~アンケートリストの権限~

​みなさん、こんにちは。第165回目の投稿です。

もう8月になってしまいましたね☆

夏は満喫できていますか? 私はもっと満喫したいです(。´・ω・)

 

 

 

では、本日の投稿に入りましょう。

本日は「SharePoint Online サイト 71 ~アンケートリストの権限~」についてお伝えします。

 

お仕事でアンケートリストを活用したときに、

権限回りでいろいろ気になったことがあったので、ご紹介したいと思います (*'ω'*)!

 

 

アジェンダは以下の通りです。

1. 回答者はどんな権限が必要なの?

2. スプレッドシートのエクスポートは誰ができるの?

3. 回答は回答者全員に見えてしまうの?
 

 

そもそも!

アンケートリストってなんだろう!?という方は、以前に投稿した記事をチェックしてみてくださいね☆

-------------------------------------------------------------

SharePoint Online サイト 25 ~アンケート~(2015年2月10日)

SharePoint Online サイト 48 ~アンケートリストのPOINT!~(2015年10月16日)
-------------------------------------------------------------


 

 

 

 

 


1. 回答者はどんな権限が必要なの?

回答は以下の通りです。

回答者には「投稿権限」以上が必要になりますよ。

 

 

閲覧権限を付与したユーザーには以下のように表示されます。

操作メニュー(スプレッドシートにエクスポート/RSSフィードの表示/通知)のみ表示されます。

投稿権限との違いは「このアンケートに回答する」が表示されていませんね。

20160801_01.png 


 

アンケートに回答(=投稿)するという概念なので、投稿権限が必要となるようです。

注意してくださいね。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. スプレッドシートのエクスポートは誰ができるの?

回答は以下の通りです。

(権限がついているユーザー)は、エクスポートを行うことができます。


 

便利ではありますが、管理者側からするといろいろ不安ですよね(。´・ω・)

設定上でエクスポートを制御することはできないのですが、エクスポートした結果を制御することはできます。

 

 

 

詳しく知りたい方は次をご覧ください。

 

 

 

 

 

 


3. 回答は回答者全員に見えてしまうの?

回答は以下の通りです。

リストの「詳細設定」にある『アイテムごとの権限』を設定すれば、

回答した本人のみにしか回答が表示されません。

 

読み取りアクセス権を「ユーザー本人が作成した回答」にしてくださいね。

20160801_02.png 

 

 

上記の設定を行うことで、ユーザーには本人が回答した回答しか表示されなくなりますので、

ユーザーがスプレッドシートのエクスポートを行っても安心ですね。

※フルコントロール権限を持っているユーザーには、全ユーザーの回答がエクスポートされますよ。

 

 

 

以下、余談です。

設定をしていても、検証環境で全ユーザーの回答がエクスポートされてしまうことがあるのですが、

1つのPC上でどうやら複数ユーザーでサインインしているとそういう現象が起きるようです。

 

私は、通常使用しているOffice 365 アカウントと異なるテナントで検証しているときに、

エクスポートしたExcelを開こうとすると、サインインを求められるのですが、

その時にフルコントロール権限のアカウントでサインインしてしまうと、

ユーザーの権限でエクスポートしたExcelにも、(読み取りアクセス権の設定をしたはずなのに)

全ユーザーの回答結果が表示されてしまうことがありました。

 

下記の記事はオンプレミスについてですが、

困っている状況が同じですので、みなさんにもご紹介しておきますね。

TechNet「Sharepoint 2010 アンケートの[操作]メニューで「スプレッドシートにエクスポート」を表示させたくない 」

https://social.technet.microsoft.com/Forums/ja-JP/59d25b2e-c2be-486b-9609-5e3283c30166/sharepoint-2010-?forum=sharepoint2010generalja

 

 

 

 


おまけ☆

気がついたのですが、「スプレッドシートのエクスポート」メニューは

ビューによって表示される/されないがあるのをご存知でしたか?

*ビュー概要で見た場合:表示される

*ビューすべての回答で見た場合:表示されない

*ビュー概要グラフでみた場合:表示されない

 

こんな感じで表示されないのですよ。

20160801_03.png 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

最後に、久しぶりにまとめをノートに書いてみました。

20160801_1.jpg 


 

 

 

 

 

 

 

では、また次回♪次回に備えて勉強します。

P.S.

SharePoint Online パブリックWebサイトのサポート終了に伴い、ブログの調子が悪くなっているようです。

ブログを読んでくださっているみなさん、ご不便をおかけしていてすみません。

そろそろブログを移行しますので、今後もお付き合いしていただけたら嬉しいです♡

 

 

 

 

7 25
第16回 Office 365 勉強会のレポート☆

みなさん、こんにちは。第164回目の投稿です。

みなさん気になるスポットはありますか?

わたしは、東京都江戸博物館で開催している "大妖怪展" に行ってみたいなぁって思っています(*'ω'*)


 

では、本日の投稿に入りましょう。

本日は「第16回 Office 365 勉強会のレポート☆」についてお伝えします。

 

 

もう第16回目の開催なのですね!!

 

アジェンダは以下の通りです。

1. 第16回 Office 365 勉強会 のご紹介

2. わたしの LT についてご紹介

 

 

 

 

 

 

1.第16回 Office 365 勉強会 のご紹介


今回のテーマは「Office 365 で共同作業を体感しよう!」ということで、初のハンズオン形式で勉強会が開催されました。

 

 

当日のスケジュールは以下の通りです。

-------------------------------------

13:00  スタート

13:20- セッション①「GroupsとExcel Online を「みんなで」使ってみよう!」(Office 365 勉強会主催者の目代さん, 株式会社ソノリテ)

14:30- セッション②「Office 365 Plannerの簡単導入のポイント!~導入メリットが有る場合、無い場合~」(Naoki さん)

15:30- お菓子& LT(わたしも登壇しました!)

16:30- セッション③「Microsoft PowerAppsでさくっとアプリを作っちゃおう!~Excelみたいな関数とクリックだけで開発できてしまうアプリの世界~」(吉田さん, 日本ビジネスシステムズ株式会社)

-------------------------------------
 

Office 365 勉強会 恒例のお菓子はこんな感じでした♡

20160725_1.jpg 

パステルのプリンおいしかったです~(*'ω'*)

 

 

 

 

 

簡単にセッションの様子をご紹介したいと思います。

-------------------------------------

セッション①「GroupsとExcel Online を「みんなで」使ってみよう!」(Office 365 勉強会主催者の目代さん, 株式会社ソノリテ)

Office 365 Groups について、概要説明や最新情報のご紹介をされていました。

主催側で用意してくださったテナントを利用したハンズオン形式でしたので、

会場のみなさんと一緒に Office 365 Groups の各機能を触ることができましたよ。

60名前後の方と同時に Excel Online 編集を行ったりして、なかなかおもしろかったです。

目代さんの資料は以下にアップロードされていますので、ぜひチェックしてみてくださいね☆


 

 

 

 

 

 

-------------------------------------

セッション②「Office 365 Plannerの簡単導入のポイント!~導入メリットが有る場合、無い場合~」(Naoki さん)

実際に職場で活用されている Office 365 Planner についてお話しされていました。

Office 365 Planner は Office 365 Groups のタスクを管理するサービスで、

どのような登録・管理が行えるのか(ハンズオン形式でしたので)触りながら確認することができましたよ。

何か新しいツールを作成するのではなく、Office 365 にあるサービス Office 365 Planner を

利用して業務の効率化を図ろう!といったメッセージが面白かったです。

Naoki さんの資料は以下です。こちらもぜひチェックしてみてくださいね☆



 

 

 

 

-------------------------------------

セッション③「Microsoft PowerAppsでさくっとアプリを作っちゃおう!~Excelみたいな関数とクリックだけで開発できてしまうアプリの世界~」( 吉田さん, 日本ビジネスシステムズ株式会社)

PowerApps を利用したアプリの作成方法についてご紹介されていましたよ。

ハンズオン形式でしたので作成の仕方も判りやすく、とても勉強になりました。

アプリの見た目や画像表示の設定もできるので、PowerApps はなかなか面白そうですね。

吉田さんの資料は以下にアップロードされていますので、ぜひチェックしてみてくださいね☆



 

 

 

 

ちなみに。

Office 365 勉強会を開催している「Japan Office365 Users Group」コミュニティについて、

詳しく知りたい方は以下のサイトをチェックしてくださいね♪

http://jpo365ug.com/about/

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. わたしの LT についてご紹介

20160725_2.jpg
 




 



今回は「Dynamics CRM Online × Office 365 Groups 連携」について

LT(ライトニングトーク)をしてきましたよ(*'ω'*)

 

 

 

Office 365 Groups と連携させることで、

権限回りに注意点があったドキュメント連携も克服できたり、ライセンスの垣根を超えた活用が実現できるので、

とても面白い連携ではないかなと思います。

 

Dynamics CRM Online × Office 365 Groups 連携は興味をそそられるところがたくさんあるので、

概要や細かな設定手順の解説については、きちんとブログで取り上げていきますね。


 

 

 

 

 

 

 

 

 

次回の Office 365 勉強会は "10月ごろ" の予定です(*'ω'*)!

みなさんも参加してみてくださいね。

 

では、また次回♪次回に備えて勉強します。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7 19
SharePoint Online サイト 70 ~ライブラリのUIの設定方法~

​みなさん、こんにちは。第163回目の投稿です。

夏になってきたせいか、なんだか鰻を食べたい気分です♪


 

では、本日の投稿に入りましょう。

本日は「SharePoint Online サイト 70 ~ライブラリのUIの設定方法~」についてお伝えします。

 

 

 

 

最近(といっても数か月前からですが)、先行リリースをONにしているテナントで

SharePoint の見た目がいろいろ変わってきていますよね☆

 

 

ドキュメントライブラリも "新しい UI"(New Experience)だと、こんな感じで表示されます。

201607019_01.png 

 

 

この UI だと、"ライブラリの設定" が歯車の中にありますよ。

201607019_02.png 

おぉぉ!という感じですよね。なんだか、サイトっぽい見た目な気がします。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

新しくなったドキュメントライブラリですが、昔のままの見た目がいい(*'ω'*)!という方もいらっしゃいますよね。

201607019_03.png 

私も "昔の UI"(Classic Experience)ほうがいいです。

 

 

 

 

 

現在は、ドキュメントライブラリを作成すると、先行リリースをONにしているテナントですと

"新しい UI"(New Experience)がデフォルトで表示されます。

201607019_04.png 


他のライブラリを "昔の UI"(Classic Experience)に設定していても、

新しく作成したライブラリは "新しい UI"(New Experience)で表示されますよ。

 

 

 

私は "昔の UI"(Classic Experience)が好きなので、

画面左下にある「従来の SharePoint の表示に戻す」をよくクリックしちゃいます。

201607019_05.png 

 

 

 

 

 

 

 


昔の UI に表示を戻すのはいいんですけど、

"新しい UI"(New Experience)にまた戻す方法が判らなくて、とてもあたふたしちゃいました(。´・ω・)

 

 

 

解決方法は以下の通りです。

実は、ライブラリの設定にある「詳細設定」に UI(表示)に関する設定項目が追加されていたのです!!!

201607019_06.png
最近になって追加されたのですよね。。ぜんぜん気がつかなかったです。

 


上記の設定項目の解説は以下の通りです。

*管理者が設定した既定の動作…テナントで設定した UI の設定を優先することができます。

*新しい表示…新しい UI が優先されて表示されます。

*クラシック表示…昔の UI が優先されて表示されます。

 

 

 

 

 

ここでPOINT!

この UI ですが、実は SharePoint テナントで一元管理をすることができます。

設定にある「SharePoint リストおよびライブラリのエクスペリエンス」です。

201607019_07.png 


 

反映には少し時間が掛かるようです(。´・ω・)(私の環境だと60分弱ぐらいかかりました。)

 

ちなみに、上記のどちらを設定しても、

リスト/ライブラリにある「詳細設定」の項目で、個々に再設定を行うことができますよ。


 

 

 

 

 

 

 

 

 

ということで、最近 SharePoint がまたいろいろNEW!な感じになってきたので、記事を書かないといけないですね☆

 

では、また次回♪次回に備えて勉強します。

 

 

◆本日の教材

マイクロソフト Office「Switch the default for document libraries from new or classic」(英語)
https://support.office.com/en-us/article/Switch-the-default-for-document-libraries-from-new-or-classic-66dac24b-4177-4775-bf50-3d267318caa9

 

Office 365 and SharePoint with Nik Patel「Modernizing SharePoint? – My thoughts on SharePoint Online Document Library Experience Updates」
https://nikpatel.net/2016/04/13/modernizing-sharepoint-my-thoughts-on-sharepoint-online-document-library-experience-updates/

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7 12
SharePoint Designer で非表示にしたリストを復活させる方法

みなさん、こんにちは。第162回目の投稿です。

先週はお誕生日でした 楽しい誕生日を過ごせました(*'ω'*)!


 

 

では、本日の投稿に入りましょう。

本日は「SharePoint Designer で非表示にしたリストを復活させる方法」についてお伝えします。

 

 

 

SharePoint Designer 2013 を使うと、こんなことができますよ☆

201607012_01.png 


 

ドキュメントライブラリをファイルサーバー風にカスタマイズするときに、

この方法を使うととっても便利!とお伝えしましたね☆

http://office365blog-public.sharepoint.com/ブログ/投稿/116/


 

 

SharePoint 上にある「ブラウザーに表示しない」にチェックを入れることで、

SharePoint の画面上(ブラウザ上)から、リスト/ライブラリを消す(=非表示にする)ことができます。

 

具体的には以下の3つです。

① サイトコンテンツに表示されない

② サイドリンクバー(レフトナビゲーション)にも表示されない

③ サイト内検索をしても表示されない(反映には少し時間が掛かるみたいです。)

 

 

 

 

 

 

 

ただ!困ったことがあるのです(。´・ω・)

 

 

ブラウザーに表示しないを設定すると "再表示" したいときにどうすればいいのか、判らないですよね。。

そんな時のために、復活させる方法を見つけましたので、ご紹介したいと思います。


 

 

手順は以下の通りです。(今回はリストの「マイクロフィード」を例に実践してみましょう!)

 

1. SharePoint Designer 2013 を起動させ、サイトを接続する

2. レフトナビゲーションにある「すべてのファイル」をクリックする
201607012_02.png







3. フォルダ「Lists」をクリックする

上記のフォルダの中には、ブラウザ上で非表示にしたリストも、ちゃんと表示されているので安心してくださいね♪

 

 

 

4. マイクロフィードを "右クリック" して、プロパティをクリックする

マイクロフィードは「PublishedFeed」っていうリスト名なのですね。。判りづらいです(>_<)!

201607012_03.png 

 

 

 

5. すると、またこの画面が表示されるので、今度は「チェックを外して」くださいね☆

201607012_01.png
 










一度非表示にしたリスト/ライブラリを、

復活(再表示)させたいときにどうすればいいか?まで、当時は考えていませんでした。。

ごめんなさい(。´・ω・)

 

 

 

 


方法は簡単ですので、ぜひみなさんもご活用ください。

 

では、また次回♪次回に備えて勉強します。

 

 

 

 

 

 

 

7 01
SharePoint Online サイト 68 ~ファイルサーバー風のライブラリの運用ポイント~

​みなさん、こんにちは。第161回目の投稿です。

7月なのでネイルを新しくしてきました。ヒトデネイルです

 

 

 

では、本日の投稿に入りましょう。

本日は「SharePoint Online サイト 68 ~ファイルサーバー風のライブラリの運用ポイント~」についてお伝えします。

 

はじめに♪

2015年10月7日 の記事で、ドキュメントライブラリを "ファイルサーバー風" にカスタマイズする方法についてお伝えしましたね。

 

カスタマイズ方法についてはお伝えしていましたが、

実際に利用する際に気を付ける "運用ポイント" などはお伝えしていませんでした(。´・ω・)

ですので、簡単ではありますが、運用ポイントについてお伝えしたいと思います。

 

 

 

 

 

 

運用ポイント①

ファイルサーバーにはドキュメントを複数アップロードされていて、5,000 件以上あるのが当たり前!という方も多いかと思います。

 

ただ、SharePoint には "5,000 件" 問題がありますよね。

5,000 件以上のドキュメントをアップロードすることはできますが、管理ができにくくなったりするそうです(。´・ω・)

上記については、また後日詳しくお伝えしますね。

 

 

 

そういったときどうするのかと言いますと。。

 

解決策は以下の通りです。

既にお伝えしたカスタマイズ方法では、ファイルサーバー風ドキュメントライブラリ用にサブサイトを作成していますので、

同じサブサイト内に「もう 1 個」ドキュメントライブラリを追加します。

 

すると、レフトナビゲーション(サイドリンクバー)部分に、ドキュメントライブラリが 2 個(追加した分のライブラリが)表示されます。

以下の画面です。

20160701_01.png 

 

ファイルサーバー風にカスタマイズすることで、レフトナビゲーションを利用できるので、

1 つのファイルサーバー(移行前)を、複数のドキュメントライブラリ(移行後)に分けても利用/管理しやすくなります。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

運用ポイント②

権限とレフトナビゲーションの表示の関係性が気になったので、ちょっと見てみましょう。

 

まず前提として、このサイト(サブサイト)自体に権限が付与されていないと、レフトナビゲーションが表示されません。

以下の画面です。

20160701_02.png 

ライブラリに権限付与されていても、サイトに権限がないと、レフトナビゲーションは表示されないので、お気をつけください。

 

 

 

また、(サイトの権限が付与されていて)フォルダやアイテムに権限が付与されていても、

ドキュメントライブラリに権限がないと、レフトナビゲーションとして表示されません。

レフトナビゲーションはツリービューですので、ライブラリがないと、フォルダやドキュメントを表示する術がない。ということです(。´・ω・)


 

 

上記の逆で、サイト、ライブラリに権限が付与されている場合は、権限があるフォルダだけが表示されます。

 

 

 

また、サイト、ライブラリに権限が付与されて、フォルダには権限なし、ドキュメントには権限ありだと、以下のように表示されます。

20160701_03.png 

 


ですので、ファイルサーバー風にカスタマイズしたドキュメントライブラリを利用する際は、権限の付与に注意してくださいね。

 

 

 

 

 

ということで、1 個のドキュメントライブラリに限らず、

複数のドキュメントライブラリを追加して利用することもできるので、ぜひみなさんもお試しください(*'ω'*)!

 
 

では、また次回♪次回に備えて勉強します。

 

 

◆本日の教材

SharePoint Online サイト 46 ~ドキュメントライブラリをファイルサーバーみたいにカスタマイズ~

https://office365blog-public.sharepoint.com/%E3%83%96%E3%83%AD%E3%82%B0/%E6%8A%95%E7%A8%BF/116/

 

 

 

 

 

6 29
SharePoint Online サイト 67 ~読み取りアクセス権と作成/編集のアクセス権~

​みなさん、こんにちは。第160回目の投稿です。

そういえば!もうすぐ私の誕生日ですよ☆ プレゼントお待ちしています~(*'ω'*)!

 

では、本日の投稿に入りましょう。

本日は「SharePoint Online サイト 67 ~読み取りアクセス権と作成/編集のアクセス権~」についてお伝えします。

 

 

リストの "詳細設定" 画面にあるコレです。

20160629_01.png 

 

詳細設定の項目にある「アイテムごとの権限」ですね。

 

 

 

 

アジェンダは以下の通りです。

1. この設定(アイテムごとの権限)ってなに?

2. "読み取りアクセス権" と "作成/編集のアクセス権" はどっちが強いの?

3. アイテム単位の権限を設定した場合、"読み取りアクセス権" と "作成/編集のアクセス権" はどうなるの?
 

 
 
 
 
 
 



1. この設定ってなに?

リストの設定にある "詳細設定" をクリックすると、この画面(設定項目)が表示されます。

※サイトにフルコントロール権限が付与されていないと、表示されません。

20160629_02.png

 

 


作成したアイテムの表示と編集の大まかな制御を設定することができます。

以下の 2 つの項目を設定できますよ。

1)読み取りアクセス権

2)作成/編集のアクセス権
 

読み取りアクセス権は、アイテムの表示を以下の 2 つから設定できます。

①すべてのアイテム(権限あるアイテムをすべてを表示する)

②ユーザー本人が作成したアイテム(本人が作成したアイテムのみを表示する)

 ※リスト単位でフルコントロール権限を持つユーザーは設定関係なく表示されます。

 

 

作成/編集のアクセス権は、アイテムの作成/編集を以下の 3 つから設定できます。

①すべてのアイテム(権限あるアイテムをすべて作成/編集できる)

②ユーザー本人のアイテム(本人が作成したアイテムのみ編集できる)

 ※リスト単位でフルコントロール権限を持つユーザーは設定関係なく編集できます。

③なし(本人が作成したアイテムでも編集できない)

 ※リスト単位でフルコントロール権限を持つユーザーは設定関係なく編集できます。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. "読み取りアクセス権" と "作成/編集のアクセス権" はどっちが強いの?

シナリオは以下の通りです。

読み取りアクセス権:ユーザー本人が作成したアイテムを設定する

作成/編集のアクセス権:すべてのアイテムを設定する

 

ユーザーの画面は以下になります。(※リストの編集権限を付与しています。)

20160629_03.png 


 

回答は以下の通りです。

本人が作成したアイテムのみ表示されるようになります。

読み取りアクセス権が優先されることが判りますね。

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. アイテム単位の権限を設定した場合、"読み取りアクセス権" と "作成/編集のアクセス権" はどうなるの?
 

言葉だと判りにくいので、表にしました。 

20160629_04.png 

 

アイテムにフルコントロール権限を付与していても、「アイテムごとの権限」設定では制御が可能になります。

アイテム権限を削除した場合は、そもそも権限がないので「アイテムごとの権限」を設定しても適用されません。

 

 

 

 

 

 

少し複雑な内容ではありましたが、みなさんのお役に立てたでしょうか(*'ω'*)?

 

では、また次回♪次回に備えて勉強します。

 

 

 

 

 

 

6 24
SharePoint Online サイト 66 ~検索について勉強してみよう!~

みなさん、こんにちは。第159回目の投稿です。

もうすぐ7月ですね☆ グラドルみたいなかわいい水着をゲットしたいです(*'ω'*)!

 

では、本日の投稿に入りましょう。

本日は「SharePoint Online サイト 66 ~検索について勉強してみよう!~」についてお伝えします。

  

 

サイトの右上によくあるコレですね。

20160624_01.png 

 

 

アジェンダは以下の通りです。

1. OR 検索なの? AND 検索なの?

2. 検索対象について知ってみよう!

3. 検索範囲は設定できるの?

4. 検索結果の表示順ってどんな仕組みなの?

 

 

 

 

 

1. OR 検索なの? AND 検索なの?

知っているようで、意外と知りませんでした(>_<)!

SharePoint の標準検索は、デフォルトで「AND」検索なんですよ。

(通常の事柄ではありますね!)


 

キーワードを "2つ" 入力して、検索したらどうなるのでしょうか?

20160624_02.png 


「Dynamics (スペース)Facebook」で SharePoint 内を検索すると、

どちらにも当てはまる検索結果が表示されます。


 

そもそも OR 検索 AND 検索ってどういう意味なのでしょうか?

調べてみました(*'ω'*)!

IT用語辞典「AND検索」

AND検索とは、情報を検索する際の条件の指定方法の一つで、複数の条件をいずれも満たすものを検索すること。
条件ABCがあるとき、検索条件を「A and B and C」と指定すると、「ABCのすべての条件を満たす」という意味になる。これに対し、「いずれかの条件を満たす」を意味する指定方法を「OR検索」という。

 

 

 

 

 

2. 検索対象について知ってみよう!

 

SharePoint の検索で「すべて」を選択した際に、ドキュメントも対象になるでしょうか?

どこまで検索されるのか気になりますよね。。

自分でちょっと検索してみたら、以下のものは検索結果に反映されることが判りました。

*サイトページ

*リストのアイテム

*ライブラリのプロパティ画面の列

*ドキュメントや Zip ファイル(テキスト形式になっているドキュメントのことです。)

*OneDrive のフォルダ

 

原則として、自分に権限があるものだけが検索対象となりますよ!!

 


ただ、上記が「正解!」なわけじゃないのですよ。

SharePoint の検索対象となっているものは、

SharePoint 管理者センターにある "検索" の設定画面から確認できます。

また、検索対象とするものを設定/カスタマイズできるようです。

 

 

 

 

 

 

 

3. 検索範囲は設定できるの?

このサイトは検索させたくない!などの要望がありますよね。

そういうときは、"クロール" や "クエリ" などの設定/カスタマイズを行うと

実現できるようになります☆

 

上記の設定/カスタマイズを行うと、サイト単位はもちろん、

パーツやURL単位などの細かな検索範囲の設定も行えるとのことです。

 

 

 

 

 

 

 

4. 検索結果の表示順ってどんな仕組みなの?

あんまり今まで気にならなかったのですが、

検索結果の表示順って何を基準としているのでしょう??

20160624_02.png 

 


何もカスタマイズしていないデフォルトの状態だと、

クロールから取得した情報を基にして、SharePoint の裏側で自動的に関連のあるものが

検索結果としてリコメンドされているようです。

 

ただ、こちらも設定/カスタマイズできるのですよ!

 

 

 

 

 

 

 

本日の投稿ではあまり具体的なことをお伝えできませんでしたが、

"SharePoint の検索" は設定/カスタマイズ次第で、いろいろなことが実現できそう!

ということが判りました。


 

 

ということで、今まで触れていなかった「検索」について勉強をしてみたいと思います。

では、また次回♪次回に備えて勉強します。

 

 

 

 

 

 

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